Qué es un informe de seguimiento de proyectos
Para cumplir con los plazos de entrega de un proyecto es necesario implementar una correcta gestión del proyecto. El encargado de realizar esta labor es el Director de Proyectos. Las funciones del Director de proyectos es planificar, controlar y analizar todas las fases del proyecto. Además de estas funciones también debe informar del estado del proyecto a todos los implicados.
Para hacer un buen seguimiento de proyectos es necesario elaborar diferentes informes de proyectos. Hoy te contamos en Factufácil en qué consiste el informe de seguimiento de proyectos y para qué se utilizan en las empresas.
¿En qué consiste un informe de control de proyectos?
Se trata de un documento empresarial donde se indica el estado del proyecto. Los interesados en recibir este informe son la dirección de la empresa y el cliente que ha contratado el producto o servicio. Sirven para informar del avance del proyecto.
Existen diferentes tipos de informes de proyecto en función del público al que van dirigidos.
Informes de seguimiento de proyectos internos
Los informes internos del estado de los proyectos tienen dos públicos diferentes, la dirección de la empresa y los trabajadores implicados en el proyecto. Ambos públicos tienen que estar informados en todo momento del avance, la dirección de la empresa para controlar la rentabilidad del proyecto y los trabajadores para saber si van por el buen camino.
- Informar a los miembros de trabajo aumenta la productividad de la empresa. Hacer participe a los trabajadores motiva su trabajo y conseguimos que sigan dando el 100% en el proyecto.
- La dirección de la empresa recibe un informe enfocado a los datos. Le interesa saber si se va a conseguir el beneficio planificado.
Estos informes no se utilizan para planificar la carga de trabajo o asignar las tareas del proyecto, su objetivo es informar del estado del proyecto.
Informes de seguimiento de proyectos externos
La laboral del Director de Proyectos es atender al cliente. Se encarga de recibir sus peticiones y transmitirlas al equipo de trabajo. El informe de seguimiento de proyectos que se le envía al cliente no tendrá todos los datos recogidos en los informes citados anteriormente. El Director de Proyectos se encargará de seleccionar la información que crea más conveniente resaltar.
Mantener informado al cliente es muy recomendable para fidelizarlo y satisfacer su demanda.
Para qué sirve el informe de seguimiento de proyectos
Como hemos podido ver el uso de este documento de trabajo es para informar del estado del proyecto. Estos son algunos de sus usos:
- Informar a la dirección de la empresa del estado de los proyectos. Se trata de informes concisos que informan de las cifras.
- Comunicar al equipo interno el avance del proyecto. Se utilizan para tener una visión global del proyecto y priorizar las tareas.
- En el caso de los informes externos podemos tener una obligación contractual con el cliente. Existe el requisito de informar y poner al día al cliente del estado de su proyecto.
- También se puede utilizar como petición de recursos. Si el Director de Proyectos cree conveniente solicitar más materias primas o mano de obra podrá alegarlo a través de un informe del estado del proyecto.
