Características de las facturas rectificativas

¿Quieres saber cuáles son las características de las facturas rectificativas y cuándo puedes utilizarlas en tu negocio? Si es así, sigue leyendo.

Por desconocimiento, podemos llegar a pensar que en caso de cometer un error a la hora de emitir nuestra factura, es posible modificarla cambiando los datos equivocados y volver a expedirla de nuevo.

Sin embargo, la normativa tributaria no admite este tipo de acción y para poder enmendar cualquier información incorrecta que haya sido incluida en el documento, tan solo queda hacer uso de la factura rectificativa.

Este documento va a permitir enmendar errores, ampliar partes indicadas y hacer todo tipo de modificaciones necesarias aunque la factura ya haya sido expedida.

Pero, ¿cuáles son los datos que definen las características de las facturas rectificativas?

Características de la factura rectificativa

Datos que debe incluir

La factura rectificativa debe incluir aquellos datos identificables en la factura original, que además se deseen modificar.

Evidentemente, una factura rectificativa no puede realizarse de acuerdo a una transacción nueva sino que debe compartir y hacer mención a una compra – venta con carácter previo.

Los errores en los datos de la factura pueden ser de diversa naturaleza:

Bien en el cálculo de los importes que se describen
Falta de algún detalle informativo importante
Errores en el cálculo del impuesto o la cuota base
Fallos en el número de factura o la fecha de expedición

Motivación para la rectificación

En efecto, debe existir un motivo importante para hacer necesaria la rectificación de la factura.

Así, de forma general a la hora de preparar el documento es importante prestar atención a los datos que estamos incluyendo para evitar modificaciones innecesarias o que hagan que nuestra contabilidad se convierta en una amalgama de facturas rectificativas.

Identificación de factura rectificativa

La factura rectificativa debe diferenciarse de la factura ordinaria, tanto de cara al cliente como hacia la Agencia Tributaria en caso de inspección.

Para ello, al igual que sucedía con la factura proforma, la rectificativa también deberá incluir un encabezado superior en el que se describa que en efecto se trata de un documento dirigido a enmendar un error previo.

Numeración propia

La factura rectificativa debe disponer de una numeración diferente a la original, para indicar en la contabilidad que nos encontramos ante un documento distinto, en una serie a parte.

Así, se establece una serie numérica diferenciada que sirva para segmentar la línea de la factura ordinaria de la rectificativa.

Existe un plazo de emisión

En caso de que haya un error en la factura ordinaria, la empresa que la emite no disponer de tiempo indefinido para generar la rectificativa correspondiente.

El plazo general para llevar a cabo la emisión será de un mes. Sin embargo, un mes después tras la emisión de la factura rectificativa se deberá comunicar a la Agencia Tributaria por escrito, que se ha modificado la base imponible y por tanto se anula la cuota repercutida en la factura ordinaria original, en caso de una factura impagada porque el cliente se encuentre en situación de quiebra.

Si lo que se pretende modificar es el importe total de la transacción, la empresa que expide la factura podrá realizar los cambios en un plazo de cuatro años a partir de la fecha de devengo. Pasado ese tiempo se encontrará fuera de plazo admisible.

Existen facturas rectificativas negativas

Las facturas rectificativas negativas son útiles en el caso de solicitar la devolución de una mercancía o producto que ha sido adquirido.

Ahora bien, la Agencia Tributaria suele pedir más requisitos para aceptar la devolución de una prestación de servicios, al no tratarse de un bien material y por tanto disponer de una identificación más complicada.