Claves para controlar la flota de vehículos de la empresa

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Uno de los gastos habituales de una empresa son los vehículos, si esta cuenta con ellos. Por ello, con el fin de saber cuáles son los gastos reales es conveniente controlar la flota de vehículos. Pero este control no sólo va a ayudarnos a reducir costes, si no también tiene otras ventajas.

Por ejemplo, ganaremos en productividad. Al tener un mejor control de cómo se utilizan los coches o camiones de la empresa sabremos si alguno de nuestros transportistas o comerciales está haciendo un mal uso de ellos.

Otra ventaja es que ofrecerás un mejor servicio a los clientes puesto que las citas y los transportes de mercancías llegarán a la hora acordada. Asimismo, reduciremos costes como puede ser en combustible y en mantenimiento. Porque recordemos que los vehículos generan por sí mismos varios gastos (seguros, ITV, reparaciones, etc.). En el control de gastos de la empresa se incluye esta partida.

6 Beneficios de controlar y gestionar los vehículos

Ya hemos mencionado algunas de las ventajas de contar con una buena gestión de control de la flota de vehículos. Aquí enumeramos algunas más.

1. Dispondremos de información en tiempo real.
2. Tendremos comunicación instantánea de nuestros transportes, y esa información de seguimiento también se lo podremos proporcionar a nuestros clientes.
3. Mejor gestión de la flota.
4. Optimizaremos nuestros recursos.
5. Aumentamos la seguridad de nuestro personal.
6. Ofreceremos mejor servicio y llegaremos a más clientes.

Claves para controlar la flota de vehículos de una empresa

La pregunta que podemos hacernos en la gestión empresarial: ¿Cómo podemos tener todas estas ventajas para nuestro negocio? A continuación te vamos a proporcionar una serie de claves para que puedas controlar la flota de vehículos de manera eficiente.

1. Utilización del GPS para trazar rutas. Podremos planificar trayectos en función de tiempos de recorrido, rutas más eficientes, buscar alternativas en caso de accidentes o retenciones. Como consecuencia ahorraremos gastos de combustible y se producirá un menor desgaste del vehículo.
2. Monitorizar en tiempo real los vehículos y sus rutas. Esto se consigue con herramientas de geolocalización. No solo mejoraremos los tiempos de entrega, sino también aumentamos la seguridad de nuestro personal en el caso de sufrir algún tipo de incidencia.
3. Usar plantillas que nos permitan registrar toda la información sobre el vehículo. En Factufácil disponemos de diferentes plantillas empresariales que pueden facilitarte esta tarea. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado y qué gastos genera cada vehículo. Podrás usar una plantilla de control de mantenimiento de vehículos o descargar un pack de plantillas de administración de vehículos. El pack se compone de una plantilla de control de mantenimiento de vehículos y otra plantilla para controlar los gastos. Estas plantillas pueden ser utilizadas tanto por empresas como autónomos. Ambas nos ayudarán a controlar  un vehículo o una flota de vehículos completa de manera más eficiente.
4. Controlar el gasto de combustible. Es importante conocer la forma de conducir de nuestro personal. Si hace frenados bruscos o no revoluciona el motor lo suficiente esto hará que el gasto de gasoil o gasolina sea mayor y después lo notaremos en la factura por gastos de combustible.
5. Velar por el estado del vehículo de forma regular. Esto es conocer si los vehículos necesitan mantenimiento, cada cuanto se les cambia el aceite o las ruedas, etc. Esto evitará que nuestros conductores tengan incidentes en sus rutas y se sentirán más seguros. En definitiva, se trata de crear un programa de mantenimiento preventivo de nuestra flota.
6. Contar con buenos conductores. Sin nuestro personal los coches no podrían funcionar. Por eso es de vital importancia que comprobemos las referencias a la hora de contratar conductores, incluso realizarles pruebas de conducción.
7. Encuestar a nuestros conductores. Relacionado con el anterior punto, también necesitamos la ayuda de ellos. De hecho, es primordial también contar con su opinión. Si están a gusto con el vehículo si le disgusta. A veces nuestros conductores nos pueden dar buenas ideas que nos ayuden a mejorar el servicio que ofrecemos.