5 errores comunes que solemos cometer al emitir facturas
No te ha pasado una vez que está llegando el plazo de vencimiento de la factura, cuando te llama el cliente porque tiene problemas con la misma. O que esperan aquí le reclama es el pago para solicitar que corrijas la factura.
En este artículo quedamos algunas pistas sobre qué hacer para evitar llegar a esas situaciones. Después de todo, las empresas no subsisten si no cobran, y tú eres el mayor interesado (o la mayor interesada) en cobrar tus facturas.
Errores en el proceso de facturación de una empresa
Hacer todo lo posible para no cometer errores al emitir facturas, además de ser tu responsabilidad, te será muy rentable.
1.- Error de departamento
Se trata de un error bastante frecuente sobre todo cuando estamos empezando a trabajar con una empresa. La razón es que lo más usual es que no nos den todos los detalles del procedimiento de facturación, incluso a veces ni siquiera nos proporcionan los datos identificativos correctos.
Por ello, nunca está de más asegurarnos que cuáles son los datos del cliente que quiere que figuren en la factura, y quién es o cuál es el departamento responsable de recibir las facturas.
Si nos dice nada lo más frecuentes que lamentamos la factura la misma persona con la que hemos tratado el pedido servicio correspondiente. Pero, es frecuente que no sea ésta la persona indicada de recibir la factura. Si son amables, seguramente lo solucionan internamente y nos indican que la enviamos la próxima vez al departamento de facturación. Pero otras muchas veces nos comentan que no son responsables, con lo que tenemos que volver a enviar la factura la persona que lo es, y asegurarnos de que la ha recibido. Con la consiguiente demora en la tramitación y probablemente en el cobro.
2.-Falta de revisión de la factura
A veces, por no revisar los diferentes tipos de factura, después de haberle enviado, alguien de la empresa del cliente y nos comenta que existen errores en la factura, y, por tanto, que necesitan que los corrijamos para efectuar el pago.
Por ello, es bueno acostumbrarse a revisar las facturas, ya que por poco más, evitamos demoras y necesarias.
También es posible que la llamada por parte del cliente, sea incorrecta, probablemente debida a un malentendido sobre los términos de la contratación dentro de la empresa.
En ese caso, habrá que aclarar lo antes posible que la factura es correcta y dirigirse a la persona responsable con la que hemos contratado para aclaraciones.
3.- Demorar la emisión de la factura
Sin perjuicio de contar con los ciclos de facturación de la empresa cliente, lo mejor es emitir la factura lo antes posible. La razón es evidente, ya que en nuestro objetivo es cobrar lo antes posible, no nos interesa que los posibles retrasos o parte de ellos se deban a nuestra falta de diligencia.
4.- Olvidar señalar la fecha de vencimiento pactada en la factura
Es importante en que en cualquier operación que se realice en se determine en cuando va a pagar el cliente. Ya había de pagar inmediatamente o a un determinado plazo desde la ejecución del pedido o la conclusión del servicio, o bien a un determinado plazo desde la factura, es una buena costumbre reflejar dicho plazo de vencimiento en la propia factura.
La razón es que en el responsable de los pagos probablemente no sean el mismo que le las compras, y probablemente también tampoco tenga a mano los contratos, por lo que, reflejando una fecha de vencimiento la factura, evitamos posibles excusas y malentendidos.
Además, se el cliente utiliza a programas de facturación, puede hacerlo constar como alerta.
5.- No hacer constar la forma de pago en la factura
La razón es básicamente la misma que hemos apuntado para justificar la necesidad de incluir la fecha de vencimiento de la factura. Es decir, que la persona responsable de los pagos probablemente no disponga de los contratos, ni sea la misma con la que hemos contratado. En realidad, lo que hacemos es facilitarles la gestión, y esto suele percutir el mosto en egipcio traduciéndose en un cobro más temprano.
Además, existen casos en que la forma de pago es esencial, ya que queremos cobrar de inmediatamente, por ejemplo, por Paypal.