Trucos para administrar mejor el tiempo en el trabajo
Nos encontramos en una época en la que las empresas requieren menos trabajadores, pero existe el mismo volumen de trabajo, o más. ¿Y a quién le toca a hacer todo eso? A los empleados que, si antes tenían 20 cosas que hacer al día, ahora tienen 30.
A esto podemos sumar que, muchas veces, el horario laboral se alarga y para muchos salir de la oficina a tiempo se convierte en todo un reto. ¿Por qué ocurre esto? Por la mala gestión del tiempo; este es un problema al que muchos trabajadores se encuentran y que, a la larga, puede acabar en consecuencias de estrés, ansiedad, falta de productividad, etc. Para esto estamos aquí, para contarte unos cuantos trucos y que sepas cómo administrar el tiempo en el trabajo y así mejores la gestión empresarial.
¿Cómo administrar el tiempo de trabajo?
Toma nota de todos estos consejos para organizar mejor el tiempo de trabajo.
1. Organízate
No es posible que guardes toda la información en tu cabeza sin hacerte un lío, así que hazte con una agenda personal, una lista de cosas que hacer por días, otra para las personas a las que tienes que llamar y otra con tu planificación horaria (conferencias, reuniones, etc.)
En Factufácil contamos con una plantilla de lista de tareas para que puedas organizarte sin problema. Se trata de una plantilla de Excel muy completa con el nombre «To Do List», con la que podrás organizar tu agenda, crear lista de tareas y recordar fechas importantes. Te permitirá registrar tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. Tiene un uso tanto personal como empresarial. ¿A qué esperas para hacerte con ella?
2. Rendimiento: lo más pesado, lo primero
Siempre solemos dejar lo que menos nos gusta para el final. ¡No es lo correcto! Está demostrado que nuestro nivel de concentración es más alto por las mañanas, disminuyendo así después de comer, cuando nuestro estómago está lleno y llevamos unas cuantas horas trabajando. Deja lo más llevadero y sencillo para el final del día y aprovecha la primera franja horaria del día para atacar a lo más pesado y difícil, y así quitártelo de encima cuanto antes. ¿Te acuerdas cuando tu madre te decía que comieses las verduras lo primero? Pues con esto es lo mismo.
3. Descansa
Hazte con un temporizador o algo con lo que puedas calcular el tiempo. Prográmalo durante un tiempo predeterminado (45/60 min.) y comienza a hacer tus tareas. En cuanto menos te lo esperes… ¡piiii! Sonará la alarma y te tocará descansar. Los plazos de concentración cortos e ininterrumpidos son clave para hacer un buen trabajo. Notarás lo provechoso que es y todo lo que puedes lograr en este plazo de tiempo sin interrupciones. Aplicando estos trucos mejorarás la productividad empresarial, ya que mejorar el rendimiento se encuentra en estos pequeños detalles.
4. Prioriza
Evalúa el tiempo que necesita cada tarea y el tiempo que tienes para realizarlas. Distribuye este tiempo entre todas las tareas y comienza por las más importantes; ignora todas las demás hasta que no hayas acabado con las prioritarias. Además de esto, deberías incluir en tu horario un tiempo para imprevistos e interrupciones que puedan surgir.
5. Buena comunicación
Si organizar tus tareas te supone una gran inversión de tiempo o no sabes cómo terminar de hacerlo muy bien, tener una buena comunicación con tus compañeros de trabajo y tu jefe también te puede ayudar a terminarlo con éxito.
Si después de llevar a cabo estos cinco trucos para administrar mejor el tiempo de trabajo, notas que no has mejorado y que los resultados no son los esperados, evalúa y analiza las causas y modifica lo que te ha llevado a error. Puedes ampliar el tiempo que empleas en cada actividad o reducir el número de actividades que propones al día. Es importante ser objetivos y saber qué está dentro de nuestras capacidades y limitaciones para así poder establecer un horario realista y poder cumplirlo. ¡Suerte!
Trucos para organizar mejor la agenda de trabajo
