Matriz de Covey

Gestión del tiempo con la matriz de Covey

La matriz de Covey es una matriz dividida en cuatro cuadrantes donde se dividen las tareas que se realizan dependiendo de su importancia y de su urgencia.

Covey indica que para mejorar la mejorar la productividad laboral es importante que la mayoría de las tareas se encuentren en el segundo cuadrante.

Los cuadrantes en que Covey divide la matriz son:

  •  El primer cuadrante engloba aquellas tareas importantes y urgentes. Es decir, recoge aquellas tareas que hay que realizar primero dejando de lado cualquier otra. Por ejemplo, presentar las declaraciones de impuesto el último día de plazo, si no lo hemos hecho. En la vida cotidiana como ejemplo podríamos tener el llamar al electricista cuando hemos tenido una avería que nos ha dejado sin luz.
  • El segundo cuadrante recoge las tareas que son importantes pero no urgentes. Por ejemplo el preparar la declaración del IVA el día 1 del mes que hay que entregarla, puede no ser urgente, ya que tenemos plazo para presentarla, pero si es importante hacerla.
  • El tercer cuadrante aglutina las tareas que son urgentes pero no importantes. Aquí podemos encontrar las llamadas imprevistas o tareas superfluas que nos encomienda el jefe.
  • El cuarto cuadrante se meten todas las tareas que no son ni importantes ni urgentes, como puede ser consultar nuestras redes sociales o reuniones que se hacen por rutina sin que tengan razón de ser.

Para qué sirve la matriz de Covey

Como podemos deducir, la matriz de Covey nos ayuda a gestionar tanto las tareas como el tiempo que dedicamos a cada una de ellas. Para gestionar el tiempo con la matriz de Covey lo primero que debemos hacer es analizar las tareas que desempeñamos en el trabajo y ubicarlas en uno de los cuadrantes de dicha matriz.

Normalmente veremos que tendemos a considerar todas las actividades como urgentes, esto es las englobamos en el cuadrante 1 o en el 3. El aglutinar las actividades en estos dos cuadrantes lleva a que suframos constantemente de estrés laboral, ya que queremos hacer todas las cosas en el momento, y no nos planificamos a largo plazo. Debido al estrés tendemos también a pasar, en el momento en que nos sobrecargamos, a realizar actividades recogidas en el cuadrante 4, eso es actividades que no son productivas para la empresa.

Algunos estudios nos dicen que de una jornada de 45 horas semanales, 16 de dichas horas son improductivas, lo que nos lleva a comprender la necesidad de saber gestionar adecuadamente las tareas. También hace que nuestra productividad sea menor que la que sería si nos supiésemos organizar bien.

Aumenta la eficiencia laboral con la matriz de Covey

Como hemos indicado al principio, Covey indica que hay que centrar el grueso de las actividades en el cuadrante dos, esto en el de las tareas importantes pero no urgentes.

Al hacer esto, conseguimos aumentar nuestra productividad, ya que podemos centrarnos en la realización de cada tarea con tiempo, sin que las prisas nos lleven a tener que estar saltando de una tarea a otra. También veremos que las tareas importantes y urgentes recogidas en el cuadrante 1 disminuyen, si no desaparecen totalmente, ya que al haberlas programado con tiempo, no hemos dejado que se conviertan en urgentes por no tener plazo para realizarlas.

Otro aspecto importante, además de la mejora de la productividad que se produce si se aprende a gestionar el tiempo con la matriz de Covey, es la mejora de nuestra calidad de vida.

Esto es posible debido a que si hemos gestionado bien nuestras actividades dentro del horario laboral, saldremos de nuestro puesto de trabajo con la mente despejada de preocupaciones. Mejoraremos el ambiente y la productividad laboral gracias a la matriz de Covey.

Además si gestionamos bien el tiempo laboral, hará que al no tener tareas importantes y urgentes, también evitaremos tener que realizar horas extraordinarias para terminar las tareas urgentes e importantes en plazo, ya que las habremos suprimido al haberlas realizado con tiempo. Todo ello hará que podamos aprovechar todo nuestro tiempo libre para poder dedicarnos a nuestras aficiones sin preocupaciones laborales.

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