Trucos para organizar mejor la agenda de trabajo

¿Tienes muchas tareas que realizar en tu trabajo y no sabes por dónde empezar? ¿Sientes que te falta tiempo en el día y te sientes estresado para realizar todas las tareas diarias? ¿Te has ido a dormir alguna vez y te acordado después de que te has dejado alguna actividad sin hacer? ¿Tienes una agenda de trabajo? Aquí te recomendamos algunos trucos que te servirán de utilidad para organizar la agenda de trabajo y ser más eficiente y productivo en la gestión empresarial.

¿Cómo puedo yo mismo organizar la agenda de trabajo?

Sigue estas claves y podrás organizar mejor tu tiempo laboral.

1. Da prioridad a tareas más importantes

No todas las tareas diarias tienen la misma importancia o urgencia que otras. Por tanto, es conveniente que en tu agenda de trabajo anotes primero lo más importante, como informes que haya que entregar el mismo día, documentos con menor plazo de entrega o tareas que requieran más esfuerzo. Como dice el dicho: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.” Una vez realizadas todas las tareas importantes, es hora de dar paso a las menos importantes. Eso sí, no taches una tarea de la lista hasta que no esté completamente acabada, pues te haría perder tiempo y no te haría ser productivo y eficiente.

2. Agenda de trabajo = rutina

Las tareas diarias que anotes en tu agenda de trabajo forman parte de tu rutina, al igual que otros asuntos personales de tu vida. Mantener tu agenda de trabajo al día te ayudará a planificarte y a organizar tu tiempo. Intenta realizar todas estas tareas que tengas en el día para que no se te acumulen con otras de días posteriores, aunque eso implique invertir parte de tu tiempo extra en ellas.

3. Concéntrate en tus tareas

Muchas veces, mientras realizamos una actividad, podemos distraernos con facilidad con otras cosas menos importantes, y eso nos quita parte de nuestro valioso tiempo para terminar de realizarla. Por eso, es importante aplicar técnicas para mejorar la productividad, como concentrarse en la actividad que se esté realizando hasta que se termine. Por otro lado, también pueden surgir interrupciones inesperadas que pueden quitarnos tiempo. Intenta que tanto tú como tus compañeros o tu jefe coordinéis tareas que haya en común para evitar que ocurran estas interrupciones.

4. Agrupa tus tareas

Otra manera eficaz de organizar la agenda de trabajo es agrupando las tareas que requieran un desarrollo similar o tengan los mismos objetivos. Esto te permitirá estar más concentrado. Pero… ¡Cuidado! Procura no realizar todas las actividades a la vez, es decir, tener una agenda multitarea. Ve de una en una.

Plantilla para organizar las tareas de trabajo

En Factufácil te proponemos diferentes plantillas empresariales con la que podrás organizar la agenda de trabajo. Esta plantilla es muy completa y puedes apuntar tanto tus tareas laborales como las personales. La plantilla To Do list funciona como si fuera una agenda ya que te muestra un calendario con una vista diaria, mensual o anual, que podrás cambiar con el menú de navegación “ToDo”. Cuando acabes tus tareas podrás tacharlas para ver sólo las que tengas pendientes.

Será difícil que te confundas de tareas ya que la vista diaria te permite ver todas las tareas que tengas esa semana, un beneficio que no tiene las agendas en papel, pues muestran un resumen con las tareas y recuerda otros asuntos importantes. Si te gusta más la vista mensual, puedes clasificar cada tarea con colores diferentes y así identificarlas más fácilmente. Por otro lado, la vista anual muestra todos los meses del año y viene incluida con un bloc de notas para anotar lo que quieras. ¡No lo dudes, hazte ya con nuestra plantilla y podrás llevar una vida mucho más organizada!