9 motivos para no imprimir las facturas

Motivos para no imprimir las facturas
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Todos los que en algún momento hemos tenido que realizar alguna operación de compraventa, conocemos la importancia de guardar la copia de la factura que nos dan, o entregamos en el caso de ser los vendedores. Esto es particularmente importante sobre todo en el mundo empresarial, donde por ley hay que guardarlas durante, según el código de comercio, 6 años.



Desde hace un tiempo llevamos oyendo que se nos pide que no se impriman las facturas. También hemos escuchado que las administraciones ya no aceptan facturas en papel, sino que tienen que ser facturas electrónicas. Además, las compañías de agua, gas o electricidad llegan a hacer descuentos si nos las mandan vía mail.

Esto es una moda, o ¿realmente existen motivos para no imprimir facturas?

Motivos para no imprimir facturas

Podemos decir que existen muchos motivos para no imprimirlas.

  1. Desde el punto de vista de la empresa, uno de los motivos es el ahorro de espacio. De este modo, no se tienen que dedicar almacenes ni archivadores a su almacenaje. Imagina el espacio que ha de necesitar una empresa de electricidad con miles de clientes para guardar sus facturas. Demasiado, ¿verdad?
  2. Por otro lado, está el aspecto económico. Nos ahorramos la compra (o alquiler si son almacenes) de los archivadores, estanterías, etc. Además, también podemos dedicar el tiempo de nuestros empleados a otras tareas más productivas desde el punto de vista del negocio en vez de clasificar y almacenar las facturas.
  3. En el aspecto económico, también tenemos otro ahorro importante que se produce en el envío de dichas facturas al cliente. Nos ahorramos los costes de impresión, sobres, sellos, folios y envíos.
  4. Ganamos en seguridad. Esto es debido a que cualquier factura que se envíe en papel, puede ser interceptada y manipulada, o no llegar a su destino.  En cambio, si lo hacemos vía telemática tenemos aseguradas tanto su recepción como su autenticidad, ya que están firmadas digitalmente.
  5. Supone una gran simplificación de los aspectos administrativos de la empresa.
  6. Facilita el acceso a los documentos en caso de ser necesario. Por ejemplo para ponerlos a disposición de Hacienda, si nos los piden.
  7. Desde el punto de las personas a nivel particular, se puede decir que el no imprimir facturas también supone un gran beneficio. Al igual que ocurre en las empresas, si las queremos tener correctamente guardadas y organizadas, tenemos que comprar archivadores y baldas. Y por supuesto, suponen dedicar una parte de nuestras casas para guardarlas. Cuando las guardamos en formato digital, sólo necesitamos disponer de un pequeño espacio en nuestro disco duro.
  8. Perdurabilidad en el tiempo. A todos nos ha pasado alguna vez que, cuando hemos necesitado una factura para reclamar un defecto durante el periodo de garantía, no recordamos donde lo hemos dejado guardado. Y a veces hay otro problema una vez localizada. Si era una factura simplificada (imprimida en papel térmico), se ha borrado. Como consecuencia, no podemos demostrar la fecha de compra. Si lo tenemos en formato digital, esta situación no se nos daría, ya que si nombramos correctamente el fichero generado, lo encontramos en un par de clics.
  9. Otro aspecto muy importante, tanto desde el punto de vista empresarial, como del personal, es el beneficio para el medio ambiente. Si evitamos imprimir las facturas tanto emitidas como recibidas, reducimos nuestro impacto en el medio ambiente. Al reducir la generación de residuos difícilmente reciclables como los tóneres de las impresoras, ayudamos también a que se reduzca la tala de árboles. De esta forma, mejoramos la calidad del aire que respiramos y evitamos el calentamiento global.

Como podemos ver las ventajas de no imprimir facturas son muchas y muy importantes tanto para nosotros como para el conjunto de la humanidad. Así que anímate a trabajar con facturas en formato digital. Ojo, si quieres digitalizar las que ya tenemos debemos usar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria.

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