¿Las facturas enviadas en PDF tienen validez legal?

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En los últimos años, las empresas están trabajando en digitalizar sus procesos. Por ello, no es nada extraño que también esta transformación digital afecte al departamento de administración. Cada vez es más habitual que las empresas prescindan del papel para emitir sus facturas. Este  ha sido sustituido por archivos PDF. Ocupan menos espacio, son más manejables y no es necesario un espacio físico para su almacenamiento. Pero la primera duda que puede asaltarnos es si tienen validez una factura en PDF.

Con la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, ya no es necesario que las facturas en PDF incluyan una firma electrónica. Eso sí, para que esta tenga validez ha de cumplir una serie de requisitos.

Cómo enviar una factura online

Como hemos mencionado ya anteriormente la factura tradicional en papel ha sido reemplazada por las facturas online. La diferencia principal entre ambos modelos de factura es el modo de envío, que la segunda se hace por medios telemáticos. Pero ambas tienen la misma validez fiscal y jurídica.

Hay que decir que esto no siempre ha sido así. Antes del 2013 para que las facturas online debían disponer de firma electrónica. En caso contrario, carecía de amparo legal. Por lo que el anterior reglamento diferenciaba entre factura electrónica y factura enviada por email.

Pero a partir de enero de 2013, esta firma ya no es necesaria esta firma electrónica. Aunque la obligación de garantizar el origen y contenido al igual que una factura entregada impresa y en mano.

Requisitos de una factura enviada por email

Los requisitos que ha de cumplir una factura en PDF para que tenga validez son los siguientes:

• Aunque ya no es necesario que incluya firma alguna, deberá incluir los datos que se exigen en cualquier tipo de factura. El contenido mínimo de la factura es: datos de la empresa (nombre o razón social, NIF/CIF, dirección, teléfono, email), datos del cliente (nombre o razón social, NIF/CIF, dirección, teléfono, email), el número de factura, fecha de expedición de la factura, artículos, unidades, precio por unidad y precio total. Asimismo, se incluirán la base imponible, IVA, IRPF y  total. También han de especificarse las condiciones de pago.
• El cliente ha de estar de acuerdo con recibir las facturas por correo electrónico. Este consentimiento puede ser expresado de forma verbal o escrita. Aunque se recomienda enviar un formulario al cliente donde se especifique que las facturas se le enviarán en PDF.
• Debemos acordar el formato de la factura. Normalmente suele ser en PDF. Aunque algunos clientes pueden solicitarla en una imagen (.jpg).
• Tiene que poder leerse sin dificultad. Dicho de otro modo, la factura ha de ser legible.  Esto quiere decir que no por usar la tecnología debemos incluir menos información. Esta ha de ser precisa y bien redactada. El cliente debe entender qué hemos escrito en la factura, así como qué es lo que está pagando y cuál es el servicio prestado.
• Se ha de garantizar que es una factura auténtica. La forma más sencilla de garantizar dicha autenticidad es a través del propio email de la empresa. De otro modo, podría caer en la bandeja de spam y no recibir la factura.
• El formato con que se emita la factura no ha de poder ser modificado. De ahí que se prefieran formatos como el PDF o jpg que no permiten modificar o editar una factura.
• Conservar copia de la factura. Al igual que sucedía con las facturas en papel, debemos guardar una copia por si el cliente o la agencia tributaria nos la exigen. Asimismo, también poderla imprimir en papel, en caso necesario.

Bibliografía:

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Publicado en BOE núm. 289 de 01 de Diciembre de 2012.