Cómo sacar el máximo partido a una agenda de contactos

Optimizar la agenda de contactos de la empresa
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Cuántas veces acudimos a reuniones de empresas, conferencias, ferias donde conocemos a proveedores, distribuidores o posibles clientes interesantes para nuestro negocio. Pero muchos de estos contactos no los gestionamos de forma correcta y cuando se ponen de nuevo en contacto con nosotros no sabemos quiénes son. También cabe la posibilidad de que queramos localizar a ese posible cliente, pero hemos perdido o traspapelado sus datos de contacto.

De ahí que sea vital gestionar adecuadamente nuestra agenda de contactos. Porque estamos perdiendo una oportunidad de venta o una oportunidad de abaratar nuestros costes de fabricación. Pero no sólo esto, también existen otras ventajas de llevar adecuadamente una agenda de contactos:

  • Permite clasificar y segmentar nuestros contactos.
  • Podremos visualizar posibles oportunidades de negocio.
  • Podremos conocer las preferencias de nuestros contactos.

Plantilla agenda telefónica

La utilización de una herramienta adecuada te facilitará la gestión de tu agenda de contactos.



En Factufacil contamos con una plantilla empresarial que puede ayudarte a gestionar tu agenda diaria y decir adiós a la agenda en papel.  En ella puedes incorporar toda la información importante de cada uno de tus contactos. Así evitarás que se te olvide quién es o a qué se dedica.

En este mismo documento podrás ver y completar los siguientes datos:

  • Nombre.
  • Cargo.
  • Empresa
  • Email.
  • Teléfono.
  • Móvil.
  • Fax.
  • Redes sociales.
  • Web de la empresa.
  • Notas adjuntas.

Además la plantilla de contactos te permite hacer una serie de operaciones:

  • Buscar un contacto a través de distintos filtros.
  • Clasificar los contactos por personales o empresa.
  • Configurar tu agenda de contactos.
  • Podrás añadir tantos contactos como necesites.

Consejos aprovechar la agenda de contactos

Pero por mucha herramienta que tengamos si no rellenamos los datos adecuadamente no nos será de ninguna utilidad. Por eso, debemos tener presente los siguientes consejos para organizar mejor la agenda de trabajo.

  • Cuando obtengamos un nuevo contacto, anotarlo lo más pronto posible. Si lo dejamos para más tarde puede que no incluyamos esta información en nuestra base de datos.
  • Anota el máximo de datos relevantes en cada uno de los contactos. Esto nos permitirá conocer sus preferencias y descubrir si hay alguna oportunidad de negocio. Además, esto nos ayudará a realizar búsquedas cruzadas, incrementando así la posibilidad de generar más oportunidades de negocio.
  • Agrupa los contactos. Así podrás clasificarlos por categorías. Sobre todo destaca aquellos clientes que nos compran más para aquellas posibles campañas de email marketing en los que podamos ofrecerles un trato favorable (descuentos especiales, novedades, etc.). Aunque debemos de recordar que para este tipo de comunicaciones personalizadas deberemos tener el consentimiento explícito de nuestros clientes, tal como se recoge en el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aprobado en mayo de 2018.
  • Utilizar plantillas empresariales donde podamos anotar toda esta información, como por ejemplo, la que hemos comentado anteriormente o incluso podríamos aplicar plantillas de seguimiento de clientes.
  • Anotaremos todo tipo de contactos que hayamos tenido con estos clientes, empresas, etc. De este modo, evitaremos la duplicidad de llamadas de teléfono y reuniones.
  • Es vital sincronizar los datos de contacto con todos los departamentos de la empresa que así lo requieran.
  • Actualización de contactos. Esto implica mantener al día nuestra agenda de contactos. A veces las empresas cierran o cambian su web o su dirección física. Es importante que reflejemos estos cambios.
  • Eliminación de contactos. Esto puede parecer contradictorio, si lo que pretendemos es aumentar nuestra agenda. Sin embargo, y relacionado con el anterior punto, hay empresas que cierran, clientes que ya no quieren recibir nuestras comunicaciones, etc. En estos casos deberemos borrar los datos recopilados. No sirve de nada mantener datos de una empresa que ya no existe porque ya no podremos hacer negocios con ellos. En el caso de los datos de clientes, estaríamos cumpliendo con el RGPD.
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Agenda telefónica

Plantilla Agenda Telefónica

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Agenda 2019

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