12 pasos para ser más eficiente en el trabajo

Muchas veces en el puesto de trabajo estamos haciendo cosas que hacen que nuestra productividad no sea lo más eficiente posible.

Acciones como tener el área de trabajo mal organizada, hablar de cosas intrascendentes con los compañeros, distraerse ante el mínimo ruido, o no organizar bien las tareas diarias, hacen que del total de la jornada laboral, haya una parte importante que realmente sea improductiva.

Conoce los hábitos que te hará ser más eficiente

Para ser más eficiente en el trabajo conviene conocer una serie de hábitos que harán que mejoremos nuestro ambiente de trabajo y la productividad laboral. Estos hábitos pueden variar mucho dependiendo de los autores que se consulten, pero nosotros expondremos los que nos parecen más interesantes.

Establecer prioridades. Esto es, realizar primero las actividades más importantes y urgentes. Aquí se puede decir que si gestionamos el tiempo con la matriz de Covey conseguiremos aumentar mucho nuestra eficiencia, ya que desecharemos actividades no productivas.
Hacer una cosa a la vez. Muchas veces nos encontramos, por haber dejado las cosas para el último momento, haciendo muchas tareas a la vez. Con ello se consigue que no se dedique el tiempo necesario a cada tarea. Si, por el contrario, hacemos una actividad en cada momento, podremos dedicarle toda nuestra atención, y cuando pasemos a la siguiente hacer lo mismo con ésta.
Cuando se termine una tarea pendiente hay que marcarla como terminada, para tener claro que ya está finalizada y al día siguiente no tener que comprobar si la habíamos hecho, por figurar en la lista de pendientes. Crear listas de tareas afecta directamente al incremento de la productividad, ya que podemos organizarnos mucho mejor.
Calcular y respetar el tiempo que se asigne a cada tarea. Tenemos que calcular el tiempo que necesitamos para cada tarea, y al realizarlas respetar estos tiempos, ya que las desviaciones indicarían que nos estamos distrayendo en su realización.
Crea hábitos con las rutinas que veas que son beneficiosas para tu desempeño. Por ejemplo, un buen hábito es realizar las tareas más pesadas o complicadas al inicio de la jornada, ya que es cuando estamos más frescos y por lo tanto tenemos la mente más despejada.
Mantén organizada tu zona de trabajo. De esta forma no perderás tiempo buscando las cosas cada vez que las necesites. Además, el tener la zona organizada nos da una mayor sensación de bienestar que también ayuda a que nos concentremos en nuestro cometido.
Descansa. Aunque parezca contradictorio el realizar descansos periódicos ayuda a que despejemos la mente y podamos posteriormente continuar con nuestras tareas con mayor concentración.
Ten la cantidad de material necesario para el trabajo. Al comenzar la jornada conviene asegurarnos de tener todo el material que vayamos a necesitar. Esto es, si trabajamos en una oficina y tenemos que imprimir muchos documentos, es necesario que tengamos los folios que vayamos a necesitar para no perder tiempo en buscar más. O si somos camareros y a la hora de tomar una comanda no nos funciona el bolígrafo, ¿cuánto tiempo perdemos en ir a conseguir otro? Todo ese tiempo es tiempo perdido
Delega responsabilidades. Si tienes gente a tu cargo, es importante que aprendas a delegarles tareas, para tú poder dedicarte a aquellas partes de tu función que genera mayor valor.
Dedica a las reuniones sólo el tiempo estrictamente necesario, y suprime las que no tengan un fin concreto, esto es, aquellas reuniones que se hacen porque han sido programadas y que se sabe que no van a ir a ningún lado porque no hay nada importante que tratar.
Anota las ideas que se te ocurran referentes a tu puesto de trabajo, ya que aunque en el momento no te sirvan, pueden hacerlo en un futuro.
Lleva un estilo de vida saludable. Si tu estilo de vida es saludable, esto es hacer ejercicio, duermes las horas necesarias, y comes bien por ejemplo, esto repercutirá también en que seamos más eficientes en nuestro trabajo.

Si conseguimos ser más eficientes en nuestro trabajo, también conseguiremos disfrutar más de nuestro tiempo de ocio, ya que no nos llevaremos a casa preocupaciones ni tendremos que meter horas extras para terminar trabajos urgentes.

Técnicas para mejorar la productividad en la empresa