5 motivos para hacer órdenes de compra

Diferencia entre proforma y orden de compra
Hacer órdenes de compraVer plantilla premium

Una orden de compra es un documento que envía el comprador al vendedor pidiéndole una cantidad de productos. En ella indica la cantidad de producto que quiere, el detalle de los mismos, su precio, la forma de entrega y las condiciones del pago.

¿Por qué hay que emitir órdenes de compra?

Es muy importante emitir órdenes de compra ya que sirven como un contrato entre el comprador y el vendedor.

Para el comprador le sirve como justificante del pedido realizado y de las condiciones del mismo. Y para el vendedor le sirve como guía para la preparación de los pedidos según las necesidades concretas de su cliente.

Beneficios de las órdenes de compra

Entre las razones para emitir órdenes de compra destacan:

  • Sirve de contrato entre el comprador y el vendedor.
  • Permite llevar un control tanto al comprador como al vendedor de los costes de la operación. Además, el vendedor conoce el beneficio que va a obtener con la operación puesto que conoce cuanto va a cobrar.
  • Al comprador le permite llevar un mejor optimización de su inventario, puesto que conoce la fecha en la que le van a entregar la mercancía.
  • Permite planificar la entregar, ya que se conocen desde el principio las condiciones de la misma.
  • El proveedor puede usar la orden de compra para financiar su actividad, siempre y cuando la empresa que la emita sea lo suficientemente importante para que las entidades de créditos consideren fiable la operación.

Aunque hay empresas que prefieren no emitir órdenes de compra, ya que incrementa el número de documentos que hay que controlar, se puede ver por las ventajas que se han enumerado que es muy importante hacerlo.

También se pueden utilizar medios informáticos para que el manejo de estos documentos sea más fácil. Además se puede disponer de plantillas empresariales para que la gestión de las mismas sea lo más rápida posible.



Esta importancia aumenta sobre todo cuando el cliente es una empresa grande o que necesita productos muy específicos, ya que evitan que haya malentendidos entre el comprador y el vendedor por el suministro incorrecto de mercancía.

Es importante que el proveedor en la factura indique el número de orden de compra que la ha generado.

Orden de compra abierta

Existe un tipo de orden de compra abierta que es válida hasta que su emisor la cancele expresamente, u otro motivo convenido de antemano, como puede ser que el precio supere los límites convenidos.

Estas órdenes de compra abiertas tienen la ventaja de:

  • Facilita llevar el cálculo del inventario adecuado además de ver cuando es necesario volver a hacer un pedido.
  • El comprador puede tener mayor influencia en aspectos como el coste, al hacer licitaciones entre varios proveedores.
  • Evita la inflación durante el tiempo en que los precios se mantienen estables.
  • Al estar atados todos los aspectos de la transacción se genera un clima de tranquilidad tanto en el cliente como en el proveedor.
  • Reduce el tiempo para generar pedidos, puesto que el proceso de compra está codificado en la orden abierta.
  • Igual que con las órdenes de compra “cerradas” el vendedor puede usarlas como línea de crédito, dependiendo igualmente de la importancia del cliente y de la magnitud de la orden de compra.

Como ya hemos mencionado antes, todas estas ventajas hacen que sus inconvenientes sean minimizados, porque ¿no es más importante tener atados correctamente todos los aspectos de nuestras operaciones que el tener que generar un documento más?

Nosotros creemos que es mucho más importante tener un documento en que ambas partes se puedan guiar para la realización de sus operaciones y que después no haya malentendidos.

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Hacer órdenes de compra

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