Todo lo que tienes que saber para hacer una factura en Excel

Emitir facturas con Excel
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Una de las preocupaciones de todo autónomo, profesional o empresario es cómo hacer una factura. Esta última es la base de cualquier negocio. Además, según marca la ley, es obligatorio expedir, entregar y conservar estos justificantes de operaciones de la actividad económica. Asimismo, han de conservar las facturas emitidas por otras empresas.

Cómo facturar usando Excel

Al principio es normal que un autónomo quiera ahorrar gastos creando él mismo su propia factura. Como ya hemos comentado, este documento mercantil es obligatorio y ha de recoger toda la información sobre la operación realizada bien por venta de bienes, bien por prestación de servicios. Una de las opciones a la hora de crear una factura es crearla en Excel.

¿Quieres saber cómo hacerlo? Aquí te enseñamos paso a paso cómo hacer una factura en Excel.

Introduciendo los datos

Toma nota repasamos todos los pasos para crear la factura:

  1. Abre el programa que viene dentro del pack de Microsoft Office.
  2. En la primera hoja de Excel estableceremos los siguientes campos a rellenar y que son los datos obligatorios que han de figurar en una factura. Estos son:
    • Número de factura
    • Fecha de emisión
    • Datos del cliente (nombre, razón social, CIF/NIF, dirección de facturación)
    • Fecha de vencimiento
    • Artículos o servicios que se facturan (código, tipo de servicio artículo, unidades, precio unitario y precio total)
    • Base imponible
    • IVA
    • Importe total
  3. La segunda hoja la destinaremos a los productos. Aquí realizaremos una tabla con el nombre, código de precio unitario de cada uno de tus productos o servicios.
  4. En la tercera hoja introduciremos los datos de todos los clientes (nombre razón social, CIF/NIF, dirección, código postal, ciudad y teléfono).
Cómo facturar en Excel

BigTunaOnline || Shutterstock

Automatizando los campos

La principal ventaja de usar Excel para crear facturas es su capacidad de automatizar las tareas, podremos añadir automáticamente los datos del cliente, de los productos y hasta el número de la factura. ¿Cómo? Sigue leyendo.

Número de factura y fechas

En lo que respecta al número de factura, lo deberás introducir a mano. En algunas plantillas de facturas también se contempla los números de serie de la factura. Aunque, nosotros en nuestro ejemplo no lo hayamos incluido.

En el campo fecha, puedes introducirlo de forma manual o insertar la fórmula =HOY(). De esta forma, se complementará la fecha con el día en el que se está realizando la factura.

También podemos automatizar la fecha de vencimiento con otra sencilla fórmula. Esta sería =F5+15, en el caso de una demora de 15 días. Si queremos establecerlo en 20,30 o 60, tan solo deberemos cambiar ese número quince por el plazo correspondiente de vencimiento de la factura.

Datos de clientes

Para no tener que estar escribiendo continuamente los datos de los clientes en las facturas, puede realizar el siguiente proceso de automatización.

  • Ve a la hoja con los datos de los clientes. Aquí tendremos varias columnas: nombre, CIF, Dirección, CP-Ciudad, Teléfono. En cada una escribiremos los datos correspondientes a cada uno de nuestros clientes.
  • Insertar tabla. Como ves se selecciona toda la tabla. Para hacer esto último más rápidamente puedes utilizar el atajo de teclado Control+Q. Asegúrate que los encabezados de la tabla están también seleccionados.
  • Da nombre a la tabla. Por ejemplo, CLIENTES. Si lo deseamos también le podemos cambiar el formato a la tabla.
  • Situaremos el cursor del ratón en junto a una de las celdas y haremos clic en fórmulas. Y de nuevo clic en asignar nombre: NOMBRE_CLIENTES, seleccionamos el rango (que seleccione todas las celdas de la columna nombre que estén por debajo del encabezado de la columna), pulsamos enter y automáticamente ha asignado la columna. Pulsamos aceptar.
  • Volvemos a la hoja de factura y nos situamos en el campo del nombre, donde insertaremos el desplegable. Para ello iremos a la pestaña de datos del Excel. Haremos clic en validación de datos. En cualquier valor asignaremos el valor Lista. Nos pedirá el origen, aquí escribiremos =NOMBRE_CLIENTES y pulsamos aceptar. En la parte derecha vemos que tiene un pequeño triángulo invertido. Esto indica que hay un desplegable.
  • Supongamos que el nombre de la celda donde está el nombre del cliente en la factura se llama F10. Para que aparezca el resto de los datos iremos a la celda de CIF y escribiremos lo siguiente =SI(F10=“”;“”;BUSCARV;(F10;CLIENTES;2;FALSO) De este modo, aparecerá el CIF de forma automática. En este caso el 2 es el número de columna con los datos del CIF de la tabla de la hoja de clientes.  Para el resto de datos iremos poniendo la misma fórmula, cambiando el número de columna siguiendo el orden de la tabla de clientes. Así  el 3 para la dirección, etc.

Datos productos

Para los productos haríamos la misma operación que con los clientes. Deberemos tener una tabla con artículos, código y precio unitario. Seleccionaríamos la tabla le daríamos un nombre por ejemplo, ARTICULOS. Seleccionaríamos el rango de los artículos y aceptar. En la parte de la factura iríamos a datos y en el criterio de validación elegiríamos lista con el origen =ARTICULOS.

Supongamos que la casilla del nombre del artículo es B10. Ahora en la parte del código aplicaríamos la fórmula =SI(B10=“”;“”;BUSCARV;(F10;ARTICULOS;2;FALSO). Lo mismo haríamos con el precio unitario aplicando la correspondiente columna. Total multiplicaremos el número de unidades por el precio unitario.



Al final de la factura aplicaríamos el Total de base imponible sumando el total de todos los totales. Aplicaríamos el IVA correspondiente y el IRPF si corresponde. Y por último el total.

Se recomienda añadir la forma de pago y el número de cuenta donde ingresar el pago.

Optimizar el proceso de facturación de la empresa

GaudiLab || Shutterstock

Plantillas de facturas en Excel

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Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Requisitos necesarios de una factura. Publicado en BOE núm. 289 de 01 de Diciembre de 2012.