Los 3 pasos a seguir para emitir una factura en Word

Hoy en día cada vez son más las personas que deciden sacar su negocio adelante solas, sin ayuda. Este hecho ha provocado muchos cambios en la gestión de las empresas. Pero también ha favorecido a la creación de herramientas para este tipo de gestión. Por eso es común que mucha gente recurra a llevar la contabilidad de su negocio por su cuenta. Para ello, encontramos decenas de herramientas, programas, software… Pero ninguno tan conocido como Word, por eso, hoy te explicamos paso por paso cómo emitir una factura en Word.

Cómo hacer una factura en Word

Aunque a la hora de hacer una factura nos pueden venir a la mente otros programas, tienes que saber que Word es una opción muy válida. Es más, casi podríamos decir que es de las más sencillas que vas a encontrar.
Lo primero a tener en cuenta es que Word cuenta con varias plantillas de facturación. Es por esto por lo que se hace tan llevadero crear tu factura. Pero ¿dónde consigo esa plantilla? ¿Cómo relleno mis datos? Tranquilo, te contamos paso a paso lo que debes hacer.

1. Abre un nuevo documento de Word

Puede que estas instrucciones varíen ligeramente dependiendo del Word que tengas (el año de actualización, más concretamente). Pero que no cunda el pánico, Word dispone de este tipo de plantillas desde el Word 2003.
Para comenzar tan solo debes abrir un nuevo documento. Al solicitar crear un nuevo archivo es el mismo Word quien te sugiere las plantillas. Puede que esto pase desapercibido porque estamos acostumbrados a escoger la opción «Documento en blanco». A menudo no nos preocupamos en investigar el mundo de opciones que Word nos ofrece.

Dependiendo de la versión con la que trabajemos la plantilla de facturas puede estar más arriba o más abajo. Si en el panel inicial no encuentras la opción de «Factura» al final del todo (donde suele aparecer) tan solo tendrás que recurrir al buscador de plantillas. Una vez tengas localizada esta opción podrás apreciar que existen diferentes tipos. Es entonces cuando debes sacar tu lado más aventurero y descubrir cual se adapta más a tus necesidades.

También es posible comprar un modelo de factura premium que cuente con todo el contenido mínimo de la factura así como disponga de funcionalidades avanzadas.

2. Completa la plantilla con los datos de tu empresa

Cuanto más actual sea tu versión de Word, más opciones de plantillas tendrás. Sin embargo, ¡completarlas con tus datos es igual de sencillo en todas!
Ante tus ojos aparecerán ya estructuradas las facturas. Tan solo tendrás que introducir tu información en los diferentes campos de relleno de la platilla. Deberás introducir:

Nombre de la empresa.
Logo de la empresa.
Datos de tu cliente.
Detalles de la factura (cantidad, descripción, importe unitario, total, IVA…).
Pequeña despedida de agradecimiento para el cliente.

¡Tan sencillo como eso! Además, todos los campos a rellenar son opcionales, desde el fax hasta el logo.

3. Guarda el archivo a buen recaudo

Este es el paso más sencillo, estamos tan acostumbrados que a veces ni le prestamos atención. Se trata de guardar el modelo de factura. Los pasos son muy sencillos: Archivo > Guardar / Guardar como > Seleccionar carpeta de destino.
Nos resulta tan automático que muchas veces no nos preocupamos muy bien de dónde guardamos el archivo. Y eso se tiene que acabar. Se trata de un archivo que tenemos que tener localizado en todo momento e incluso hacer una copia en un disco duro externo si es posible. Al fin y al cabo, hablamos de la documentación de tu empresa y puedes necesitarla más adelante. Además es obligatorio conservar las facturas un periodo de tiempo bastante largo.

¿Ya sabes cómo se emite una factura en Word? Esperamos que te haya resultado útil y que dentro de poco seas un experto facturando en Word, sobre todo si sigues nuestros 3 sencillos pasos.