No cometas estos errores gestionando las vacaciones de los empleados

Fallos al gestionar las vacaciones

Una de las tareas de la gestión empresarial es llevar a cabo la planificación de las vacaciones de los empleados. Lo que a priori parece una labor sencilla, está puede complicarse. De hecho, el 85% de las compañías afirman tener dificultades para cuadrar las vacaciones de toda su plantilla. Y es que habitualmente se cometen muchos errores en la gestión de vacaciones.

Debemos tener en cuenta que no hay siempre un departamento de recursos humanos. Por tanto, la organización de las vacaciones, se debe llevar directamente desde la propia administración. Esto implica que además de las tareas como de gestionar los horarios laborales, las nóminas, etc. También será de anotar los días libres que le corresponden a cada uno de los miembros del personal.



Si a esto le añadimos que algunas entidades dan libertad a sus trabajadores de elegir los días de vacaciones, esto se complica aún más.  Se estima que de media se tarda unos 10 minutos por empleado para calcular los días libres que le corresponden. Imagina sí se trata de una empresa multinacional que en una sola planta cuenta con 1.000 empleados. Son muchos minutos, ¿no? Por eso es importante gestionar las vacaciones de los empleados de manera correcta.

Errores frecuentes al gestionar las vacaciones de los empleados

Es por ello que está comprobado, que la mayoría de las empresas cometen errores de gestión de vacaciones, de manera habitual. A continuación enumeraremos aquellos que son más comunes.

Duplicidad de tareas

En ocasiones el personal responsable de los departamentos y los miembros de recursos humanos hacen las mismas tareas. Con lo cual se dificulta la tarea de llevar el registro de contabilizar las ausencias de un trabajador, con vistas a realizar después el cómputo de días libres que le corresponden.

No hay planificación

Se van aceptando las solicitudes de días libres según van llegando, pero luego resulta que hay puestos que no han sido cubiertos porque las personas que realizaban esa tarea tienen el día libre. Por lo que se ha de reagendar y molestar al resto de empleados que están en la empresa en ese momento.

Demasiada antelación

Otro error común es obligar al trabajador a decidir sus vacaciones en enero o “cuanto antes”. Aunque luego habrá modificaciones posteriores. Es cierto que es una forma de intentar planificar y evitar el caos para que todos los puestos estén cubiertos. Sin embargo, a la larga hay que volver a reinvertir ese tiempo, ya que la realidad obliga a hacer modificaciones. Recuerda que para todos estos casos puedes calcular las vacaciones de tus empleados para gestionar tu equipo correctamente y que no se produzcan fallos.

No contar con herramientas de gestión

Un software obsoleto para planificar las vacaciones. Es cierto que la mayoría de las empresas de pequeño y mediano tamaño utilizan plantillas para controlar las ausencias y vacaciones. No tienen en cuenta que existen en el mercado plantillas premium que pueden facilitar mucho esta tarea.

Perder el tiempo

Si utilizamos softwares que no están preparados para gestionar las ausencias o planificar las vacaciones estaremos dedicando demasiado tiempo a la tarea. La productividad en el trabajo es clave para conseguir buenos resultados.

Software complejo

Si antes hacíamos mención a programas informáticos anticuados, también se da el polo opuesto. Esto es que las herramientas a utilizar para la gestión del personal son tan complejas que al final son difíciles de manejar y que obstaculizan más la gestión.

Falta de comunicación

¿Cuántos días me corresponden de vacaciones?” es la pregunta más típica de cualquier empleado. Para no perder el tiempo constantemente en realizar los cálculos se recomienda la digitalización de la documentación necesaria para que de un simple vistazo sepamos responder a esa pregunta en menos de 2 minutos.

¿Conoces algún error más que se suela dar en la gestión de vacaciones? ¿En tu empresa cómo gestionas las vacaciones del personal?

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