5 pasos para elaborar un cronograma de actividades

El tiempo es oro. De ahí que saber elaborar un buen cronograma de actividades es muy importante. Porque nos va ahorrar tiempo y dinero. Sobre todo cuando tenemos que abordar diferentes proyectos vamos a pasar por una serie de fases: determinar los objetivos, valorar los recursos de los que disponemos, elaborar el presupuesto, establecer los plazos y las tareas a realizar, etc.

Para poder llegar a controlar el tiempo que disponemos para realizar un proyecto es aconsejable utilizar herramientas como el cronograma de actividades. Mediante una serie de gráficos nos presenta cada tarea ordenada y a cada una de ellas se le asigna los recursos y al desarrollador encargado de llevar a cabo dicha tarea. De esta manera, tenemos una visión global de todo el proyecto, así como de los plazos asignados a cada una de las fases del mismo.

Tipos de cronogramas

Existen varios modelos de cronogramas de actividades en función de cómo realizamos la gestión de proyectos:

Cronograma de Gant
Diagrama de PERT
CPM (Critical Path Method)

Etapas para elaborar un cronograma de actividades

Tal y como hemos visto existen varias herramientas para la elaboración de cronogramas de actividades en función de la metodología de trabajo para gestionar proyectos. Aquí solo hemos citado algunos de los más conocidos. Pero a pesar de contar con dicho método, no hay que perder de vista que para conseguir un buen cronograma de actividades hay que realizar una serie de pasos:

1. Recopilar la información

Deberemos reunir todos aquellos detalles que requiera el proyecto. Asimismo, deberemos definir las fechas de entrega o deadline. También es vital prever cualquier tipo de incidencia que pueda darse al ir desarrollando el proyecto.

2. Las tareas

Establecer cuáles serán las tareas será el siguiente paso. Del mismo modo, tendremos en consideración los posibles riesgos que puedan originar estas tareas.

3. El orden de las tareas

A veces una tarea deberá realizarse antes que otra o quizá se pueda hacer o deba hacerse de forma simultánea con otra. Esto lo deberemos reflejar en el cronograma de actividades.

4. Tiempo y recursos

Una vez que tenemos establecido qué tareas hay que realizar y cuándo. Es hora de saber la duración o el tiempo que nos llevará hacer cada una de ellas, así como con qué recursos contamos para su consecución.

5. Revisión del cronograma

Una vez que lo tenemos hecho, éste ha de ser revisado a medida que se va llevando a cabo el proyecto. Así podremos ajustarlo a los cambios que se vaya dando durante el proceso. Del mismo modo, podremos ver si estamos cumpliendo con los objetivos y plazos marcados.

Cómo se hace una plantilla de control de actividades

Todas las fases o pasos para elaborar un cronograma de actividades podemos ponerlo en una plantilla empresarial. En ella tendremos que tener en cuenta: la planificación, la ejecución y el acompañamiento.

Primero deberemos recopilar todo aquello que necesitamos realizar, a quién se le va a asignar y establecer la fecha inicial y la fecha final para esa tarea o actividad.
En la parte de ejecución, se hará un control del tiempo empleado. Habrá que estar atentos para no emplear más tiempo del previsto. En caso de necesitar más horas habría que replantearse la tarea.
Por último en la parte de acompañamiento estableceremos en qué estado se encuentra cada una de las tareas. Esto es si se ha iniciado, se ha postpuesto, se ha completado en el plazo o se ha tardado más de lo previsto.

Pero para elaborar una plantilla de control de actividades te cueste muchísimo menos, en Factufácil te proponemos la plantilla de cronograma de actividades en excel o la plantilla de gestión de proyectos. Desde donde podrás planificar y coordinar todas las tareas de cada proyecto. Así podrás visualizar de forma automática qué avances se están realizando en cada parte del proyecto y si hay algún atraso o sobrecoste.