5 trucos para gestionar un proyecto con el diagrama de Gantt

Cómo crear un diagrama de Gantt
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Para poder realizar una buena gestión de proyectos, los profesionales utilizan un recurso denominado Diagrama de Gantt. Este diagrama permite mostrar toda la cronología de un proyecto, las diferentes etapas y otros datos como los encargados de las tareas y los recursos utilizados. Algunos de los datos que se muestran son las fechas de inicio y finalización de las actividades y los nombres de los encargados.

El diagrama de Gantt se utiliza en gestión de proyectos para seguir correctamente el cronograma de un proyecto y establece relaciones entre las distintas actividades. Es una herramienta muy útil a la hora de proporcionar un resumen general del cronograma de un proyecto. En esta entrada te damos algunos consejos y trucos para que tu diagrama de Gantt sea perfecto.

Consideraciones previas a la hora de hacer un Diagrama de Gantt

Para crear un diagrama de Gantt, hay que tener en cuenta algunos aspectos previos:

  • Define todas las tareas actividades y etapas.
  • Analiza su duración.
  • Establece las dependencias y la relación entre todas las actividades y tareas.
  • Concreta las prioridades.
  • Asigna los recursos.
  • Distribuye las cargas del trabajo.

1. Prevé un plan de gestión del riesgo del proyecto

Este tipo de plan puede ayudar al proyecto en momentos de dificultades y ayuda a buscar soluciones rápidamente. Incorpóralo desde la fase de planificación en la gestión empresarial y extiende los efectos desarrollando las medidas de seguimiento de proyecto.  Para ello, debes realizar un análisis de posibles riesgos, cuándo se podrían producir, los recursos necesarios para evitarlos y cómo solucionarías las dificultades.

2. Establece prioridades en los proyectos empresariales

Cuando establezcas las actividades prioritarias, debes utilizar 3 variables:

  • Los recursos: disponibilidad, efectividad y desempeño.
  • Las actividades: alcance, dependencias, implicaciones y objetivos.
  • El tiempo: plazos de entrega, plazos máximos de ejecución y plazo de proveedores y suministro.

3. Diseña el Diagrama de Gantt

Traza un eje horizontal que será el eje del tiempo del proyecto que representa la duración de las tareas y actividades. Este eje puedes dibujarlo en la parte superior o inferior de tu documento. En la parte, izquierda, realiza una lista de todas las tareas de la gestión del proyecto.

Coloca las tareas que se desarrollen en un tiempo determinado utilizando barras de diferentes colores. Estas barras pueden estar divididas a su vez en pequeños rectángulos que representen los días. Cada día que pase, rellena los rectángulos hasta que se complete la tarea.



Si tu cronograma posee hitos que ocurren en un momento específico, represéntalo en el momento exacto con una figura muy visual por ejemplo, un diamante.

4. Detalla las tareas del proyecto

Si quieres mostrar algunos detalles más específicos como la cantidad de tiempo estimado o los recursos necesarios para su ejecución, puedes utilizar columnas adicionales dentro de la tarea principal. No es aconsejable indicar tareas como las reuniones o las revisiones ya que el tiempo puede ser muy prolongado.

Si imprimes tu Diagrama de Gantt y lo cuelgas en la pared de tu oficina, puedes utilizar un peso o una plomada vertical para indicar dónde te encuentras actualmente. Esto ayuda a visualizar mejor el avance del proyecto.

5. Utiliza plantillas Excel para crear un diagrama de Gantt

Si no tienes tiempo para crear tu propio diagrama, siempre puedes recurrir a plantillas empresariales. Estas plantillas son fáciles de utilizar y ahorrarás tiempo y esfuerzo.

Utiliza plantillas del diagrama de Gantt para transmitir una idea clara a tu equipo y muestra siempre información general sobre todas las tareas y actividades. Y para que la gestión de proyectos sea más amena, siempre puedes personalizar tu diagrama utilizando colores llamativos, imágenes, dibujos, letras creativas, etc.

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