Qué documentos empresariales se utilizan en las ventas

En general, el comercial utiliza documentos mercantiles en los que se reflejan las operaciones que se realizan con los clientes.

Documentos para la venta 

Este tipo de documentos, entendidos en sentido amplio, están relacionados con la gestión comercial y el seguimiento de clientes.

Así, pueden distinguirse los documentos previos a la venta:

– Las notas de pedido o de compra

En principio, en las notas de pedido o orden de compra se realiza el pedido de la mercancía o mercancías. Este tipo de documentos no tienen carácter vinculante, salvo que se hubiese pactado de otra manera en el correspondiente contrato entre las partes. Por ejemplo, si existe un contrato de suministro en vigor.

No siempre vinculante, de no serlo, deberá ser confirmado por las partes, antes de quedar vinculadas por el mismo.

Como de cualquier documento mercantil, será necesario que existan al menos, 2 ejemplares. Uno para cada parte.

– Las nota de ventas

Se trata de un documento comercial en el que la parte vendedora detalla las mercancías objeto del pedido, o específicamente vendidas al comprador. Deben costar de forma pormenorizada los distintos productos o servicios y precios. Los software de ventas pueden generar estos documentos de forma sencilla y práctica.

Además, se indican las condiciones de la operación, como fecha de entrega, forma de pago… Implica, además, la aceptación del pedido por parte del vendedor.

– Los remito o albaranes de entrega

Se trata de documentos emitidos por el vendedor que justifican la recepción de la mercancía y su conformidad con la misma, ya que en el momento de la entrega el albarán han de ser firmados por el receptor. Una copia del documento queda en poder del receptor, una en poder del comercial o transportista, que lo remite a facturación, y otra en poder del vendedor.

La factura

En la parte de post venta intervienen las facturas.

– Las facturas

Las facturas constituyen un justificante de la compraventa. Además, tienen un papel dentro de la documentación fiscal. Este tipo documento ha de extenderse por duplicado.

En la factura, el vendedor detalla las mercancías vendidas, con indicación de cantidades, precios unitarios y totales, y demás condiciones. Incluyendo la referencia al albarán o remito. La factura es prueba de la compra-venta, puede cargarse al cliente y contabilizarse.

Además, ha de reunir una serie de requisitos, como son, reflejar nombre y apellidos o razón social del vendedor, domicilio, nº de factura, fecha de emisión y fecha de vencimiento. Y los datos del vendedor, similares a los anteriores.

Medios de pago documentos posteriores a la venta

Además de los documentos mencionados también se utilizan:

– Los pagarés

Los pagarés son un documento mercantil, que además puede tener carácter cambiario. En ellos se refleja la promesa incondicional de pago de una cantidad específica de dinero en un plazo determinado.

– Los cheques

Los cheques también constituyen un documento cambiario. En la actualidad, los cheques se aceptan como medio de pago, especialmente sí son cheques bancarios.

El emisor y firmante del cheque, mediante éste, ordena a una entidad financiera que realice el pago de una cantidad de dinero en la fecha que se especifica, a persona determinada. O indeterminada, si se trata de un cheque al portador.

– Las notas de débito

Se trata de una simples comunicaciones por parte del vendedor al cliente, en las que se comunica el cargo de una factura. Asimismo, en caso de que la factura no hubiese sido atendida se harán constar los gastos que hubiese ocasionado, incluyendo los relativos al medio de pago utilizado, y los intereses devengados por retraso en el pago y los de demora, en su caso.

– Las notas de crédito

Este tipo de documentos reflejan bonificaciones a favor de los clientes, devoluciones u otros similares, que tiene como consecuencia el devengo de un saldo a favor del cliente.

– Los recibos

Los recibos son emitido por el vendedor y acreditan el pago de la compra-venta.

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