Cómo justificar las dietas y los kilómetros realizados en horario laboral

Justificar el kilometraje
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Muchas personas necesitan desplazarse a diario a su lugar de trabajo por encontrarse lejos de éste, bien sea mediante el uso de su propio vehículo, bien sea mediante el uso de transporte público o de otros medios. Esto supone un gasto más, lo que puede causar incertidumbre sobre si ese gasto corre a cargo de la empresa, es decir, va incluido dentro de la nómina, o debe ser el propio empleado el que pague por su cuenta los kilómetros recorridos. En este artículo explicaremos cómo justificar kilómetros en horario laboral.

¿Qué dice la ley con respecto a justificar kilómetros en horario laboral?

De acuerdo con el Real Decreto 439/2007, relativo al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, capítulo II, artículo 9, “Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.”

En los casos que se utilice un vehículo proporcionado por la empresa, los gastos correrán a cargo de ésta, excepto si el empleado utiliza ese vehículo por causas ajenas a su trabajo. Si esto es así, será el trabajador el que esté obligado a pagar ese gasto. Para justificar kilómetros en horario laboral, se realizará un informe en el que se detalle el uso y la causa del desplazamiento.

Dietas o gastos de manutención en la empresa

En el caso de las dietas, la empresa podrá cubrir ese gasto cuando se realicen desplazamientos en un municipio diferente al lugar de trabajo y de la residencia del trabajador y cuando el desplazamiento y permanencia en un mismo municipio no superen los nueve meses de forma ininterrumpida. La manutención debe estar justificada siempre que sea en establecimientos de hostelería (hoteles, apartamentos, etc.), acreditando los días y lugares de desplazamiento y el motivo de éstos. Si, por ejemplo, el empleado se hospeda en una vivienda con amigos, este gasto no estaría incluido y correría a cargo del empleado.



Las cantidades máximas relativas a los gastos por manutención corresponden a 53,34 €/día cuando son dentro del Estado y a 91,35 €/día cuando se realizan desplazamientos en territorio extranjero. Sin embargo, a veces tales cantidades no cubren la totalidad del gasto real que le suponen al trabajador. Por otro lado, cuando el lugar de trabajo y el de residencia del trabajador sean el mismo, el gasto por dietas será de 26,67 €/día, si es en territorio español, o 48,08 €/día si se trata de territorio extranjero.

Plantillas control de dietas y kilometraje

En Factufácil te proporcionamos una plantilla relativa al control y mantenimiento de vehículos con la que podrás conocer todos los detalles sobre tu propio vehículo o sobre vehículos de los que disponen algunas empresas. Esta plantilla empresarial te permitirá controlar los gastos invertidos en el vehículo y así determinar si se pueden justificar kilómetros en horario laboral.

Por otro lado, a modo de informe de gastos del empleado, disponemos de la Plantilla de Recursos Humanos. Con esta plantilla podrás llevar un control de los empleados de forma general, individual o por departamento, para así poder gestionar adecuadamente la distribución de salario en los empleados y otros aspectos de información relevante.

Con nuestras plantillas de Factufácil ya no tendrás problemas para justificar los kilómetros y las dietas en horario laboral.

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