Los documentos de facturación imprescindibles para empresas internacionales

Durante los últimos años, muchos negocios han crecido positivamente hasta expandirse a terreno internacional. Esto no solo ha contribuido a los beneficios de una empresa, sino también a la exportación de productos.

Debido a los límites de las fronteras, estas empresas que se han expandido de forma internacional están obligadas a presentar una serie de documentos legales necesarios para la correcta tramitación de sus productos y de su comercio.

Documentos necesarios en la gestión empresarial internacional

Si tu empresa está en uno de estos casos, te recomendamos que prestes atención y sigas leyendo, pues la información podría resultarte útil y necesaria. En este artículo te enseñamos cuáles son los documentos de facturación para empresas internacionales.

1. Factura (invoice)

Gracias a la factura, la venta/compra del producto se realiza de forma eficaz. En ella debe incluirse toda la información sobre el producto o los productos a comerciar, además de la información sobre el cliente y el proveedor para que los datos sean correctos.

Según el tipo de factura, el formato y la estructura cambiarán a la hora de redactarla en inglés (factura simplificada en inglés, factura completa, factura electrónica, factura para aduanas, etc.).

2. Albarán (bill)

Este documento, al que también se le llama nota de entrega, no es obligatorio pero sí útil, pues sirve para justificar la correcta entrega y recepción del pedido. En este documento se incluye una descripción, tipo de unidad y cantidad del producto. El albarán en inglés cumple con una serie de requisitos para que sea aceptado internacionalmente.

3. Certificado de Normas de Fabricación (GMP Certificate).

Este certificado asegura y garantiza que los productos se han fabricado siguiendo unas rigurosas normas, que están en buenas condiciones y que se permite su uso.

4. Cuaderno ATA (ATA carnet)

El cuaderno ATA se requiere cuando la exportación es temporal a un país no perteneciente a la Unión Europea y con el cual se exentan de liquidar aranceles e impuestos (IVA) de la importación. En caso de que el destino sea un país de la Unión Europea, entonces hablamos del EUR1 o Certificado de Circulación de Mercancías (movement certificate).

5. Conocimiento de embarque (Bill of Lading)

Es un documento que se requiere cuando la exportación se realiza normalmente por vía marítima o aérea, es decir, mediante embarcación o avión. Este documento permite la entrega de las mercancías, acredita la posesión y el derecho de las mismas y funciona como contrato de transporte. Cuando se trata de exportación en avión, el documento debe incluir la cantidad de la carga y entregarse en las aduanas del aeropuerto.

6. CMR (Carta de porte)

Justifica el envío de un producto cuando se realiza por carretera. Conviene realizar cuatro copias de la carta de porte (exportador, comprador, administración y mercancías).

7. DUA, Documento Único Administrativo (SAD, single administrative document)

Cuando se trata de países extracomunitarios en los que sea necesario pasar por una aduana, este documento debe presentarse allí, pues funciona como una declaración tributaria. No hay que olvidar que el IVA está exento en países que no pertenecen a la Unión Europea, por lo que conviene notificarlo.

Como ves, en general estos son algunos de los documentos de facturación para empresas internacionales que son necesarios para el comercio exterior. Por supuesto, dependiendo de la mercancía se requerirá de la preparación y entrega de unos documentos u otros. No olvides tampoco que todos estos documentos deben estar ya traducidos en el idioma que hable el cliente para que lo pueda entender. Puedes encontrar más información sobre la documentación y la tramitación del comercio exterior en una guía del ICEX (España Exportación e Inversiones).

¡Esperamos que te sirva esta información para que la próxima vez que tú o tu empresa no tengáis problemas en tramitar un proceso de exportación!

Proceso de facturación de una empresa en inglés