¿Cómo se incluyen los gastos suplidos en las facturas?

Es posible que en nuestra actividad comercial tengamos que enfrentarnos a los gastos suplidos y no sepamos muy bien cómo actuar. Este tipo de gasto es el que asume la empresa en nombre de un cliente, se trata de un tipo de gasto que tiene la empresa en nombre de un tercero y se hace cargo de él como intermediario. Como es el cliente quien debe pagar el gasto suplido deberemos incluirlo en la factura a modo de “Suplido” y no como si fuera parte de nuestros servicios.

¿Qué son los gastos suplidos?

Se considera un gasto suplido a todos aquellos gastos que asume la empresa en nombre de un tercero, se justifica presentando la documentación necesaria para que el cliente asuma su coste y posteriormente pueda incluso desgravarlo. El gasto por tanto se realiza a cuenta del cliente, la empresa entregará la factura original del gasto al cliente (que estará a su nombre) y en la factura que emite por los servicios prestados constará como suplido.

En todo este proceso el cliente es consciente de este tipo de gasto y debe autorizar a la empresa a que asuma el coste que, posteriormente, será el encargado de abonar.

Los gastos suplidos pueden ser en forma de tasas, portes, seguros o servicios concretos que se contrata a terceros y son necesarios para la actividad que ejecuta la empresa. No son servicios que la empresa pueda ofrecer a los clientes. Un ejemplo de gasto suplido sería por ejemplo, en el desarrollo web, el pago de los derechos de las imágenes, el cliente contrata a una empresa para que desarrolle la web pero para poder terminarla tiene que pagar los derechos de autor de los materiales que utiliza. Este gasto lo asume en un primer momento la empresa, pero lo pagará el cliente en formato de gasto suplido.

El gasto suplido en la factura

Como hemos visto los gastos suplidos no se consideran servicios prestados por la empresa, por este motivo tendrán que estar separados en la factura que emitimos. Para ello se introducen bajo el concepto de “Suplido” y se especifica la cantidad que será abonada por parte del cliente. Al tratarse de un gasto que no se aplica el IVA o el IRPF no debemos sumar su importe a la base imponible de los servicios prestados, se incluye a modo de anexo en la factura final.

El gasto suplido no está sujeto a IVA o IRPF ya que el cliente puede desgravarse dicho gravamen con la factura original. Es importante solicitar que en la factura esté el nombre del cliente, como hemos dicho la empresa será intermediaria del proceso.

La contabilidad de los gastos suplidos se representa como una entrada y salida de dinero donde la empresa no recibe ningún beneficio.

Como vemos en el ejemplo de la factura con suplido la cantidad correspondiente a este gasto se incluye aparte, se aplica el IVA en la facturación únicamente a los servicios prestados y después se suma el suplido. Para el control de gastos de la empresa es importante saber que podemos reclamar dicho importe al cliente por adelantado y así no financiar la operación.