El trabajo colaborativo en las empresas actuales

Aunque algunos expertos afirman que los empleados producen más cuando trabajan por separado, muchas empresas están descubriendo que sus trabajadores son más innovadores cuando forman parte de un equipo. De hecho, gigantes como Yahoo o Google ya le sacan provecho a esta práctica. Sin embargo, no hace falta ser una gran empresa tecnológica para aprovechar los beneficios de la gestión del trabajo colaborativo. Las PYMES también pueden beneficiarse del uso de esta práctica si saben cómo hacerlo.

A continuación te explicamos cómo optimizar la gestión del trabajo colaborativo en tu empresa, pero primero debemos dejar claro en qué consiste esta práctica.

Qué es el trabajo colaborativo

Como su propio nombre indica, consiste de la organización del trabajo mediante equipos. De esta forma, las tareas serán abordadas por grupos de trabajo. Visto así, parece bastante fácil de aplicar. Sin embargo, para que produzca los beneficios deseados, exige grandes cambios en el entorno laboral. En primer lugar, esta práctica requiere una estructura empresarial totalmente distinta de la tradicional jerarquía vertical basado en el organigrama vertical.

En este contexto, se deberá fomentar asimismo que empleados con experiencia y habilidades diversas trabajen en equipos flexibles. Además, deberán ser capaces de compartir información, toma de decisiones, responsabilidad y reconocimiento, algo difícil en el clima de competitividad que suele existir en las empresas. Sin embargo, una vez adaptado el entorno laboral, es necesario optimizar la gestión del trabajo colaborativo para que todos estos esfuerzos no hayan sido en vano. La gestión de los empleados por parte del equipo de RRHH fomentará esta práctica.

Buenas herramientas de trabajo colaborativo

Muchas empresas basadas en el trabajo colaborativo coinciden en estos 4 puntos:

Proporcionar el espacio necesario: El concepto de oficina abierta suele convertirse en un entorno de distracciones. Para evitarlo, es recomendable habilitar áreas de trabajo cerradas, adaptadas a las necesidades de los distintos equipos.
Saber cuándo es necesaria la colaboración: El trabajo colaborativo no es la única tarea de los empleados. Como jefe de la empresa, debes analizar cuándo es el momento idóneo para fijar las reuniones de equipo sin entorpecer el resto de labores.
Adquirir la tecnología necesaria: Especialmente si cuentas con empleados que trabajan desde casa o tu empresa tiene sedes en otras localidades.
Utilizar herramientas de trabajo colaborativo como software de gestión de equipos o plantillas empresariales de uso multiusuario.
Contratar a los mejores: Si hemos cumplido con el punto anterior, podremos buscar empleados fuera del ámbito local sin problema.

Obstáculos para la correcta gestión del trabajo colaborativo

En ocasiones, no basta con seguir las cuatro pautas anteriores, sino que habrá que enseñar a nuestros empleados a trabajar en equipo y dejar atrás la competitividad interna tan frecuente en las estructuras verticales. Para ello, es esencial contratar a expertos en formación, ya que podrán reconocer las deficiencias de nuestra plantilla y ayudarnos a corregirlas e implementar un organigrama de tipo horizontal. En general, los principales problemas que nos podemos encontrar son los siguientes:

Dificultades para aunar esfuerzos
Falta constante de consenso a la hora de tomar decisiones
Inconsistencia a la hora de documentar los proyectos
No saber compaginar el aprendizaje individual con el reconocimiento del grupo

Beneficios de una gestión del trabajo colaborativo

A pesar de todos los sacrificios que requiere el fomento del trabajo en equipo, sus beneficios a corto y largo plazo los compensan con creces.

El desarrollo de los productos o servicios será mucho más rápido y se evitarán retrasos indeseados.
El hecho de que más personas participen en la planificación y toma de decisiones reducirá los posibles errores, por lo que el proyecto será mucho más rentable.
Esta práctica permite aprovechar el talento y la experiencia de todos los integrantes, de ahí que las soluciones sean más creativas y excedan las expectativas de los consumidores, contribuyendo a su fidelización.