Las 4 mejores herramientas y documentos para potenciar el trabajo colaborativo

Para algunos colaborar significa trabajar con personas o simplemente entenderse con alguien. Otros definen colaboración como el proceso en el que varios equipos trabajan en diferentes disciplinas, compartiendo información y fomentando la innovación. Para otros, colaborar significa usar herramientas de equipo que fomenten la comunicación, ya sea virtual o físicamente. En realidad, se trata de una combinación de todas estas.

Durante mucho tiempo, el correo electrónico no tenía rival en cuanto trabajo colaborativo en las empresas actuales se refería. Sin embargo, desde la irrupción de los smartphones, la información se comparte de forma mucho más rápida. Existen infinidad de herramientas del trabajo colaborativo que facilitan la creación conjunta de contenido en línea. Aun así, no es necesario invertir en cientos de aplicaciones. Desde aplicaciones gratuitas a sistemas de pago, a continuación te detallamos las cuatro mejores herramientas del trabajo colaborativo.

Herramientas de trabajo colaborativo

Conoce las herramientas de trabajo en equipo que toda empresa tendría que utilizar.

1. Excel online

La versión online de Excel se puede utilizar en cualquier momento. Entre sus funciones, permite sincronizar tus plantillas empresariales con otras aplicaciones, facilitando la recogida de información y la sistematización de tu flujo de trabajo. Del mismo modo, te permite colaborar con tus compañeros de trabajo en proyectos más grandes. De esta forma, varios usuarios pueden editar a la vez el mismo documento en línea. Desde la versión online es posible conectarse a la cuenta de OneDrive. Excel es un programa de ofimática utilizado por casi todos los departamentos de la oficina.

2. Slack

Esta aplicación es sin duda una de las herramientas más usadas en lo que a colaboración en línea se refiere. Está disponible tanto para ordenadores como para smartphones. Slack cuenta con un sistema de mensajería individual y para grupos. Además, te permite organizar las conversaciones en diferentes canales, según a qué proyecto pertenezcan. La aplicación también permite hacer videollamadas. Es compatible con aplicaciones tipo Google Drive, Dropbox y Box. Es más, con Slack puedes compartir archivos dentro de la propia aplicación, tanto a grupos como a personas en concreto. Existe una versión gratuita con limitaciones de mensajería y almacenamiento.

3. Asana

Con una trayectoria de 10 años, empresas como Pinterest, Ted y Uber la usan como principal método de comunicación. Su diseño permite a las empresas monitorizar el trabajo de sus empleados para conseguir el mejor resultado posible. Puedes gestionar los proyectos en una lista o en forma de tabla, y su función de búsqueda te permite encontrar otros trabajos de forma rápida. Asana es una herramienta muy útil a la hora de comprobar el progreso de tus proyectos. Al igual que Slack, Asana te permite hacer videollamadas. Uno de los inconvenientes de esta aplicación es que otras presentan mejores opciones de comunicación. Al igual que las herramientas del trabajo colaborativo anteriores, presenta una versión gratuita con funcionalidades limitadas.

4. Podio

Los fundadores de esta aplicación la describen como una herramienta en línea de colaboración y comunicación entre compañeros flexible y personalizable. De esta forma, Podio te permite organizar y delegar tareas entre los trabajadores de forma sencilla. Asimismo, con Podio también puedes compartir archivos y comentar con tus compañeros proyectos en común. Esta herramienta cuenta con una aplicación móvil para cuando no estés en la oficina y solo tengas a mano tu smartphone, por lo que te permite estar conectado desde cualquier lugar. A diferencia de las herramientas del trabajo colaborativo anteriores, Podio solo ofrece un servicio de pago. Sin embargo, sí permite la integración de sistemas como Google Drive, Evernote, Dropbox, etc.

5. Plantillas de gestión

Estas plantillas son muy útiles ya que permiten organizar mejor el trabajo del equipo y sobre todo puede ser controlado por todos los participantes. Para controlar los proyectos empresariales existe la plantilla de Gantt, donde se visualiza el avance del proyecto y se marca las tareas a realizar por parte de cada miembro del equipo.