¿Qué es el recibo de caja?
Antes de tratar el recibo de caja conviene tratar qué es el recibo. Y, en este sentido, diremos que se trata de un documento mercantil por el que una persona acredita la recepción de una cantidad de dinero de otra. Por tanto, sirve como comprobante de un pago.
Existen varios tipos de recibos de caja. El recibo de caja de ingreso, que es en el que se piensa normalmente cuando se habla de recibo de caja. Y, que el recibo de caja de egreso, que suele denominarse también de recibo de caja menor cuando se refiere a pequeñas cuantías para las que no es necesario emitir un cheque, como veremos posteriormente.
Veamos cada uno de ellos.
Recibo de caja de ingreso
Este tipo de documento es emitido como respaldo o comprobante de una recepción de efectivo que se produce al contado, normalmente cuando se realiza una venta.
Como características del recibo de caja puede señalarse que los recibo se están de numerados y se emiten de forma correlativa. Debiendo constar en los mismos el importe (en números y en letras), el nombre de la entidad que recibe el pago, el concepto, lugar, fecha de emisión y firma del cajero. Puedes ampliar la información en este artículo sobre cómo hacer un recibo.
Si el pago se realiza mediante un cheque, es como un hacer constar, el número del cheque y el banco.
Recibo de la caja de egreso
En este caso el documento lo que respaldan no es la recepción de un pago si no es un desembolso en efectivo realizado al tiempo de comprar determinados bienes o servicios, generalmente al contado.
Cuando se habla de recibo de caja menor, se hace referencia a aquel dinero sale de la caja “menor” de la empresa en relación a compras como pagos relacionados con gastos de la actividad como pueden ser, gastos de material de oficina, mensajería, cafetería, transporte u otros.
Se trata de justificantes de gastos en efectivos realizados por cuantías mínimas. De ahí que no sea necesario utilizar cheques u otros medios de pago para realizarlos. La denominación de caja menor, se refiere a que se realizan con cargo a un fondo específico de la empresa así denominado, destinado a este tipo de pagos. De modo que se separan del resto de la caja por el fin al que están adscritos.
Lo habitual es que quien realiza este tipo de gastos deba ulteriormente justificarlos ante la empresa para que pueda seguir utilizando este tipo de fondos.
Las características de un recibo de caja de egreso son similares a un recibo de caja de ingreso. Es decir a de constar el número del recibo, debiendo ser estos correlativos.
Además, ha de constar el importe en número y letra, el concepto por el que se realiza el desembolso, lugar y fecha de emisión, firma del cajero, y como particularidades del recibo de egreso el nombre de la persona que realiza el desembolso y su firma.
Los activos de caja sirven de soporte en para la contabilidad. El original corresponde entregarlo al cliente, pero las copias han de ser archivadas por el emisor.
La contabilización de los recibos de cajas se realizará, por tanto, como débitos o créditos en la cuenta de caja, según el recibo de que se trate.
Para finalizar indicar que los recibos de caja se emiten como respaldo de entradas o salidas de caja. En el caso de ingresos, suelen ir asociados a categorías o facturas, pero son independientes de éstas. En el caso de egresos, suelen respaldar pagos, que si se refieren a determinados gastos para los que se ha establecido un fondo especial, nos encontramos con los recibos de caja menor, que deberán justificarse posteriormente ante la empresa.
