¿Qué es un presupuesto comercial?
El presupuesto es una herramienta esencial para la planificación y administración de las actividades o acciones de cualquier organización. Un presupuesto forma parte de la planificación de una estrategia y ayuda a centrar los esfuerzos y recursos disponibles hacia una actividad o cliente en concreto para alcanzar las metas fijadas.
Características del presupuesto comercial
Antes de realizar una compra o contratar un servicio el cliente suele solicitar presupuestos a diferentes empresas o profesionales para comparar y elegir la mejor oferta que cumpla sus expectativas.
Un presupuesto comercial es un documento en el que se refleja una negociación anticipada de una transacción comercial. Se trata de un plan de acción cuya finalidad es proyectar o estimar el coste que implicará un producto o servicio, obra o proyecto con el fin de convencer al cliente para conseguir una venta.
A través del presupuesto comercial se puede realizar un seguimiento y control efectivo que permita conocer las necesidades y requerimientos del cliente para adaptar la oferta comercial. Los presupuestos comerciales son un factor importante de la empresa y deben estar integrados y coordinados con el plan estratégico de la empresa. Para empresas cuyos servicios o productos no tienen un precio fijo el presupuesto comercial resulta útil para concretar costes.
Si el comprador acepta la oferta comercial dará lugar a un contrato de compraventa. Por este motivo es necesario que el presupuesto comercial incluya todos la información necesaria para definir las condiciones y los términos de la venta.Para que el presupuesto comercial tenga validez legal y se convierta en posible contrato es necesaria la firma y aceptación del proveedor y del cliente. A partir de ese momento el presupuesto comercial establece ciertas consideraciones legales que ambas partes tienen que cumplir.
Estructura de la oferta comercial
La oferta comercial debe mostrar quiénes somos y qué solución podemos aportarle al cliente además del presupuesto cerrado con lo que se incluye y no se incluye económicamente en la oferta.
Hay que tener en cuenta que no siempre el cliente que nos solicita un presupuesto comercial tiene conocimiento de nuestra actividad o los productos y servicios que ofrecemos por lo que la oferta comercial puede servir como presentación de la empresa y conseguir que el cliente visualice una mejor el resultado o la solución que le podemos aportar.
Por eso se elabora el presupuesto comercial de tal manera que puede estar dividido en las siguientes partes:
- Encabezado: Espacio para indicar los datos de la empresa que presenta la oferta comercial.
- Datos del presupuesto: Una descripción detallada que incluya aspectos como el nombre del proyecto o trabajo a realizar, el precio y descuentos de los productos o servicios empleados así como cualquier especificación sobre materiales, instalaciones o técnicas que se van a emplear en la ejecución, la fecha de entrega de los productos o la fecha de comienzo y duración estimada si se trata de un trabajo o proyecto. En el caso que la oferta comercial suponga la prestación de un servicio o un proyecto sería recomendable introducir una descripción del mismo donde se explique el enfoque de la empresa dirigido a satisfacer los requerimientos del clientes recalcando las ventajas de la oferta. En cuanto al tiempo de ejecución hay que detallar las limitaciones de responsabilidad en cuanto a entregas de trabajo o productos y las consecuencias que podrán tener los posibles retrasos en las entregas o aprobaciones.
- Cierre: Este espacio estará dedicado a determinar la condiciones y plazos de pago y a plasmar las firmas de las partes implicadas. También incluirá cualquier observación que no esté comtemplada en los puntos anteriores y requiera importancia.
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