Tipos de facturas electrónicas

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Las facturas electrónicas representan un importante avance en el mundo de la contabilidad. En nuestro país, diversas medidas legislativas han buscado en los últimos años impulsar su uso, entre las que se encuentra la obligatoriedad de facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas.

La agilidad, reducción de errores, ecología, seguridad y fiabilidad de las facturas electrónicas está más que demostrada. Por ello, los expertos esperan que en los próximos años su uso sea ya generalizado y las barreras y reticencias de algunas empresas finalmente sean superadas.

En 2016, el uso de la factura electrónica creció en España un 23% más que el año anterior, con un ahorro estimado de 919 millones de euros y 400.000 horas de trabajo pero todavía queda mucho por hacer.

Todavía hay muchos empresarios y autónomos que desconocen el funcionamiento de las facturas electrónicas, así como los tipos existentes.

Así, para realizar facturas electrónicas de forma apropiada y saber qué factura electrónica es la más indicada para nuestra actividad, es básico conocer sus principales tipos.

La factura electrónica estructurada

Las facturas electrónicas estructuradas son las más comunes. Se componen de datos y son válidas para ser enviadas de forma automática por los programas de facturación autorizados. Las facturas utilizadas para las Administraciones Públicas entran en esta categoría (Facturae).

Los formatos más habituales en los que son realizadas y tramitadas estas facturas electrónicas estructuradas son XML, EDIFACT, DOC o XLS.

El formato XML es el empleado por las Administraciones Públicas con el software abierto Facturae.

EDIFACT es un formato utilizado generalmente cuando el envío de la factura electrónica se efectúa entre ordenador y ordenador y el destinatario es una empresa que trata la información recibida de forma automatizada.



El formato estructurado es el más eficaz pues, al automatizar los procesos, simplifica la gestión y acorta los plazos. Con este sistema el acreedor cobra antes, la contabilidad es más ágil y todas las partes implicadas ganan.

La factura electrónica no estructurada

Por lo general, son facturas electrónicas que se componen de una imagen. Es habitual utilizar este formato para capturas de imagen de facturas en papel. Se trata de un formato plano sin campos de datos.

Aquí la automatización de los procesos es complicada: lo normal es que el receptor tenga que procesar la factura de forma manual pues los sistemas ópticos que existen para automatizar estas facturas son muy costosos.

Se trata de programas profesionales capaces de identificar imágenes pero no suelen estar al alcance del bolsillo del autónomo o del pequeño empresario y sus resultados no son siempre satisfactorios.

Un ejemplo claro de una factura electrónica no estructurada es un documento en PDF. La factura se puede guardar electrónicamente pero de forma manual.

Los destinatarios de estas facturas suelen ser pymes, profesionales o particulares.

No se trata del tipo de factura electrónica más recomendable pues no se puede utilizar con Administraciones Públicas y complica el proceso al tener que ser procesada la factura de forma manual.

Los plazos entre la emisión de la factura electrónica y el cobro de su importe son, por lo general, más largos que en la factura electrónica estructurada.

Si tienes una empresa, ¿a qué esperas para dar el salto a la factura electrónica y disfrutar de todas las ventajas que supone implementar esta modalidad en tu negocio? Sin duda en unos pocos años, la factura en papel se convertirá en una reminiscencia más que tuvo su lugar importante durante el pasado, pero que en la actualidad ha sido relegada por métodos más cómodos y actuales.

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