Usos de la factura proforma

Muchas veces en el transcurso de nuestras operaciones nos encontraremos que algún cliente nos puede pedir una factura proforma. Otras veces nosotros mismos tendremos que pedirla. Seguramente nos preguntaremos qué es una factura proforma y cuáles son sus usos.

¿Qué es una factura proforma?

Antes de conocer los usos de la factura proforma vamos a conocer un poco qué es. También veremos los aspectos más importantes de su contenido y de su diferencia respecto a una factura ordinaria.

Empezaremos diciendo que una factura proforma se puede considerar como un presupuesto, pero más detallado. Por tanto, este recoge todo lo que se detalla en una factura normal, pero no lleva una numeración correlativa con las normales. Puede que ni siquiera lleve numeración. Tampoco tiene ningún tipo de validez ni fiscal ni contable.

Otro aspecto que debemos tener en cuenta es que debe llevar claramente indicado que se trata de una factura proforma. En ningún momento supone, por parte del cliente, la aceptación de la compra del bien o servicio. Por tanto, el cliente no se compromete a efectuar ningún pago. Aunque cabe la posibilidad de que el cliente lo acepte, igual que pasaría con un presupuesto. Puedes conocer en este artículo todas las características de la factura proforma.

Se suele utilizar más en las empresas de compraventa de productos. En las compañías de prestación de servicios, es más difícil detallar los servicios que se llevarán a cabo. En estas últimas es más habitual el uso del presupuesto.

La factura proforma tiene la ventaja de que la mayoría de programas de facturación para autónomos permiten su creación. Y si son aceptadas se pueden convertirse en facturas normales con un sencillo paso. De no convertirse en facturas ordinarias los programas de facturación no las tienen en cuenta a la hora de las declaraciones de IVA, ni a la hora de contabilizar los beneficios o pérdidas.

Cuándo utilizar una factura proforma

Otra cuestión a tener en cuenta es que nunca una factura proforma podrá sustituir a una factura ordinaria. Sí puede ser un borrador de una factura o una oferta comercial por un servicio que ha contratado previamente el cliente.

Petición de préstamo. Uno de los usos habituales de la factura proforma es para pedir un préstamo para la adquisición de un bien o servicio. Al ser ésta detallada, la entidad de crédito nos la acepta como documento acreditativo de que se va a prestar el servicio o adquirir el producto.
Creación de presupuestos. También se utiliza en los casos en que queramos dar a nuestros presupuestos un aspecto más formal, ya que especificamos todos los aspectos, cosa que no tenemos por qué hacer en el presupuesto comercial.
Justificante de envío. Cuando trabajamos con el extranjero, se utiliza la factura proforma como justificante del envío de productos sin coste, como pueden ser las muestras que nos envían nuestros proveedores para conocer sus productos, o como justificante para tramitar licencias de importación.

Cómo facturar a clientes extranjeros

Borrador de factura. También como una factura no se puede modificar una vez enviada, podemos utilizar la factura proforma como un borrador de la factura definitiva, para dar al cliente la posibilidad de modificar algún dato que hayamos introducido mal o del que no dispongamos en el momento de emitir la factura proforma.

A modo de conclusión, cuando estamos frente a una factura proforma tenemos que tener en cuenta que es un documento de compraventa. Pero no tiene ni validez fiscal ni contable. Hay que evitar confundirla con una factura ordinaria. Aunque tiene otras utilidades como hemos explicado.

Asimismo, es cierto que en el caso de prestación de servicios es más útil un presupuesto que una factura proforma. Esto es debido a que no siempre se puede saber qué servicios finales se realizarán para el cliente.

¿En tu negocio se utiliza este tipo de facturas? ¿Crees que te puede ser útil?