Cómo emitir una orden de compra

Cuando una empresa quiere comprar mercancías a otra (proveedor) es necesario solicitar la mercancía mediante una orden de compra. La orden de compra o pedido de compra es un documento financiero que acredita la relación comercial entre la empresa y el proveedor.

La orden de compra no es vinculante como las facturas pero si acredita la transacción. ¡Descubre cómo y cuándo hacer una orden de compra!

Proceso de emisión de la orden de compra

Cuando se emite una orden de compra intervienen dos sujetos, el comprador y el vendedor de mercancía. Para que se emita el pedido de compra, además se debe darse la necesidad de comprar bienes o servicios. En este artículo puede ver los objetivos que persigue las de órdenes de compra.

Este es el proceso para emitir órdedes de compra:

1. El cliente o comprador necesita comprar productos para la empresa.
2. Decide qué productos va a comprar y por qué precio (previamente el proveedor le ha informado de su oferta).
3. Emite la orden de compra con toda la información del pedido. Para emitir la orden de compra es recomendable utilizar plantillas específicas que ayudan a ahorrar tiempo en la gestión empresarial. Puedes descargar una plantilla de orden de compra y solo completar los datos necesario, la estructura y las partes de la orden de compra ya estará establecida. La nota de compra se emite por duplicado, de este modo ambas partes tienen constancia del pedido. La orden de compra se emite actualmente de manera digital por lo que este apartado es más sencillo.
4. El proveedor recibe la orden de compra y si puede servirlo comienza a preparar el pedido de la compra realizada. Si el proveedor no puede asumir el trabajo tendrá que comunciárselo al comprador.
5. Una vez el proveedor acepta la orden de compra debe preparar el pedido y entregarlo en la fecha marcada. Se trata de un documento que acredita la relación comercial, es una solicitud de compra.
6. El número de la orden de compra tendrá que aparecer en el pedido. De este modo el comprador puede establecer la relación entre lo solicitado y lo recibido.
7. Una vez el cliente recibe el pedido emitirá un albarán o pedido de entrega. De este modo contará que ha recibido correctamente el pedido.
8. Por último el proveedor emitirá la factura de la compra.

Una vez se ha concluido este proceso de compra significa que el pedido se ha solicitado y entregado de manera satisfactoria.

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