Cómo se hace una factura de abono por impago o devolución

Si ya tienes un negocio o vas a emprender uno, sabes que es obligatorio realizar facturas. Pero, ¿qué sucede si el cliente no te paga la factura o el cliente te devuelve la mercancía? Esta es una situación que si no la has vivido ya, algún día puede que te suceda. Es una circunstancia cotidiana en una empresa o proyecto y a la que el profesional ha de saber enfrentarse. ¿Has sabido cómo actuar ante una factura impagada?

Cuando se produce un impago o devolución de una mercancía debemos realizar una factura de abono. A este tipo de factura también se le conoce como factura rectificativa. Esta ha de emitirse en cuanto se produzca esa rectificación. Eso sí, no habrá de haber pasado cuatro años desde que se devengara el impuesto o si no cumplen los requisitos que se recogen en la artículo 80 de Ley 37/1992.

Este no es el único supuesto en el que hay que emitir una factura de abono.

Devolución total o parcial de un producto.
Error en la factura ordinaria.
Incumplimiento de requisitos legales.
Error en el tipo impositivo de IVA.
Recuperación del IVA de una factura no cobrada.

Por tanto, toda factura de abono ha de cumplir una serie de requisitos. Esta ha de indicar su condición, así como la causa que la genera. Han de constar los datos de la factura de abono y la rectificación que se haya realizado. Obviamente, deberá cumplir con los requisitos legales previstos por ley.

Pasos para emitir una factura de abono

Al igual que en cualquier tipo de factura, la factura de abono por impago o devolución debe cumplir con una serie de formalidades para que esta sea completamente válida.

No se puede romper la factura original que hay que modificar o sustituir por la de abono. Lo que debemos hacer es crear una factura de abono que anule esa.
Por otro lado, es necesario contar con una serie de facturación distinta a la habitual, que nos permita diferenciar el tipo de factura. Algunas empresas mantienen el mismo número de serie pero ponen el número con un signo negativo.
El siguiente paso es tener todos los datos de la factura que hay que rectificar.
Se debe indicar qué tipo de factura es, es decir, debe haber una indicación de que se trata de una factura de abono.
Ha de plasmarse el motivo por el que se realiza esta factura y cuál es la corrección que se ha hecho.
Un dato a tener en cuenta que en el caso de las facturas por impago, la base imponible será igual a cero.

Cómo recuperar el IVA de una factura impagada

Por otro lado, en el supuesto de tratarse de una factura por impago al empresario le surge otro problema. Como bien sabes trimestralmente existe la obligación de liquidar el IVA, aunque no hayamos cobrado la factura. Pero también existe la posibilidad de recuperar ese IVA de una factura impagada. Para esto hay que cumplir con los siguientes requitisitos:

El deudor ha de ser una empresa o un profesional autónomo.
La operación ha de estar registrada en los libros contables, así como el IVA ha de estar liquidado.
Habremos de esperar más de 6 meses desde la emisión para poder reclamarlo, así como habremos de haber previamente reclamado al cliente la cantidad de esa factura que no ha pagado.
Anotaremos el tipo impositivo de IVA, así como la cuota repercutida.

Cómo reclamar facturas a los proveedores

Si cumplimos todas estas premisas deberemos emitir la factura de abono que sustituya a la anterior, reclamarla judicialmente o a través de notaría la deuda, enviar la factura de abono a Hacienda e incluir la factura en el período trimestral de liquidación de IVA correspondiente.

Ver más: Cómo actuar ante los impagos