Pasos para cerrar una cuenta contable

Para proceder a cerrar una cuenta contable, antes debemos ver otro informe que se obtiene de la contabilidad. Éste es el informe de balance de sumas y saldos. Analizando dicho informe, obtendremos los pasos para cerrar una cuenta contable.

Este documento nos va a dar varias columnas, dependiendo de los parámetros con los que configuremos. Por regla general, irá ordenado por cuentas contables, desde la menor a la mayor, según listado del Plan General Contable. En base a esto, nos proporcionará los datos necesarios para proceder a cerrar una cuenta contable.

Quedaría el informe de la cuenta contable de la siguiente forma:

Cuenta.
Título de la Cuenta.
El Debe.
El Haber.
Saldo Deudor.
Saldo Acreedor.
Saldo resultante.

Gracias a este informe, iremos viendo que unas cuentas tienen un saldo deudor. Estas últimas irán en la columna del Debe. Por el contrario, otras cuentas tendrán un saldo acreedor. Estas otras irán en la columna del Haber. Asimismo, para cerrar una cuenta contable, las dos columnas, el Debe y el Haber, han de tener el mismo saldo.

Por tanto, en base a lo que acabamos de explicar, tendremos diferentes tipos de saldos.

Saldo deudor. Si la suma del debe es mayor a la suma del haber, a este tipo de saldo lo llamaremos saldo deudor.
Saldo acreedor. Si la suma del haber es mayor a la suma del debe, a este tipo de saldo lo llamaremos saldo acreedor.
Saldo cero. Es cuando la suma de las cantidades del debe y la suma de las cantidades del haber son iguales. En esta situación, diremos que la cuenta está saldada o cerrada, ya que su saldo es cero.

Cómo se cierran las cuentas contables

A continuación detallaremos los pasos para cerrar una cuenta contable. Para entender un poco la mecánica de cómo cerrar una cuenta contable, vamos a poner un ejemplo del funcionamiento de una cuenta contable.

Nuestra empresa debe facturas a fecha de hoy a un proveedor al que le compró mercancías por un importe de 12.500 €. Por tanto, la cuenta del debe estará a cero. En cambio, la del haber tendrá el importe de la o las facturas. Esto es lo que le debemos a nuestro proveedor. Por lo tanto, la cuenta del haber tendrá el importe de 12.500 €.

Pongamos que a una fecha posterior pago con cargo en nuestra entidad bancaria, la cantidad de 1.950 €. Esta cantidad la pondríamos en la cuenta del debe del proveedor y en la del haber del banco. De esta forma iría restando importe a la cuenta del haber del proveedor quedando un saldo de 10.550 €.

Podemos observar que aún la cuenta no está saldada o cerrada, porque todavía le debemos al proveedor. Así que vamos a pagarle de nuevo con cargo a nuestra cuenta en el banco el importe de 5.800 €. Volveremos a hacer el registro en el libro de mayor, tal como antes hicimos: el abono al proveedor en la cuenta del debe y el cargo en nuestra cuenta del banco al haber. Con esto nos queda un saldo de 4.750 €.

Estas operaciones las iremos realizando sucesivamente con los pagos que le hagamos. Y al final tendremos la cuenta del debe igualada a la cuenta del haber. Nos tendrá que quedar un saldo de cero €. Es decir, que tendremos la cuenta saldada o cerrada.

En resumen, para cerrar o saldar una cuenta contable, debemos de dejar igualadas las dos columnas que antes comentábamos: la del debe y la del haber. Para ello, una vez que vemos la diferencia, miraremos esa cuenta en el libro de mayor y anotaremos, según corresponda, en el lado del debe o en el lado del haber, el importe necesario para dejarlas igualadas. Y de esta forma, el saldo resultante será de cero.

Como podemos observar, es fácil dejar las cuentas cerradas. Otra cosa muy diferente es poder cerrarlas. Esto es debido a que tanto el pago a nuestro proveedores como el cobro a nuestros clientes dependen de la eficacia con la que manejemos nuestra empresa usando para ello todas las herramientas posibles.

Partes que compone una cuenta contable