Aprende a facturar los gastos en combustible

Muchos de nosotros, trabajadores autónomos, cogemos el coche para ir a trabajar a diario. Podemos utilizarlo, bien para desplazarnos a visitar los clientes, como puede ser un comercial, o bien sea como una herramienta de trabajo, como en el caso de un mensajero o repartidor de paquetería. En cualquier caso el combustible hay que pagarlo. Por lo tanto, intentamos deducirlo como gasto del vehículo.

Pero debemos de saber que no todos los trabajos que desempeñemos usando un vehículo son compatibles con dicha deducción. Aunque, sobre todo, lo que más nos cuestionamos es la posible deducción del IVA. Otro aspecto del combustible que gastemos, es el IVA, ¿podemos o no podemos deducirlo?

Todos sabemos que este tipo de gastos es uno de los más importantes.  Tanto si somos trabajador autónomo como si tenemos una empresa es un gasto. Y sobretodo para aquella actividad que conlleve el desplazamiento en vehículos como el reparto de paquetería, transporte de mercancías o de personas, etc. Pero cuando llega el momento de deducir el IVA, muchas de las veces, estos profesionales se plantean dudas. Esto se debe a que la ley no es nada concreta en cuanto al tipo de gastos que podemos registrar. Veamos algunos puntos clave que nos ayudaran a saber qué podemos deducir como gastos en combustible.

Criterios para deducir el IVA

Vamos a tener en cuenta que desde el año 2012 hay la opción de deducirse la totalidad de las cuotas del IVA. Esto es posible, aunque el vehículo que usemos no esté dedicado totalmente a la actividad de la empresa.

Como requisito, deberemos de poder demostrar que el vehículo usado en el desempeño de esa actividad es indispensable. Dicho de otra forma, tendremos que demostrar que ese gasto en gasolina ha sido para visitas comerciales, bien a clientes como proveedores, en días laborables y a distintas localidades diferentes a la de la empresa o el lugar donde el profesional realice su actividad. Para ello deberemos tener algunas “cartas” con nosotros como pueden ser las órdenes de visita de los comerciales firmados por los clientes y si en cliente tiene sello, también. Si estas órdenes las generan nuestros propios clientes, mucho mejor.

De esta forma , si queremos deducirnos el IVA al 100% por gastos en gasolina originados por un vehículo que, sin ser propiedad de la empresa, lo utilicemos para los fines antes descritos, va a ser tarea difícil. La Agencia Tributaria tiene establecidos algunos criterios para que estos gastos sean legal y fiscalmente deducibles. Esto será necesario tenerlo en cuenta cuando tengamos que hacer las liquidaciones trimestrales del IVA:

1. Primeramente que entre las ventas de la empresa y los gastos que nos queremos deducir, tengan una correlación. Siguiendo esta pauta y para que se pueda repercutir en los registros de la contabilidad, el IVA del combustible de ese desplazamiento debe tener relación con nuestra actividad teniendo repercusión en la facturación de la misma.
2. Si no queremos que Hacienda deje fuera de las liquidaciones esos gastos, deberemos de tener al día la documentación que acredite todo lo que hemos dicho anteriormente.
3. Sabiendo que la Agencia Tributaria si acepta dichos gastos al 100%, como pueden ser en compañías que se dediquen al transporte de viajeros, tratándose de un vehículo ajeno a la empresa, no sucede lo mismo. Otra cuestión es que los vehículos en los que nos queremos deducir los gastos en gasolina sean usados por los agentes comerciales, en este caso solo se podrán deducir el 50%.

Cómo generar la factura para los gastos en combustible

Cuando tengamos que hacer una factura por venta de gasolina, deberemos de tener en cuenta algunos puntos:

1. Que el cliente tenga varios tickets de pago de gasolina: esto implica que deberemos de reunificarlos y hacer constar en la factura los datos de los mismos, como son fecha, estación de servicio, etc.
2. Tener los datos del cliente, sea autónomo o empresa, y facturarle según el tipo de IVA que proceda
3. Generar la factura consignando los datos de la empresa suministradora del combustible, como son el nombre u objeto social, el NIF, la dirección fiscal y el número de teléfono, código postal, localidad y provincia, si es empresa deben de aparecer los datos de inscripción en el Registro Mercantil de la provincia donde esté la sede de la misma. A continuación, expondremos el concepto, que puede ser uno solo como varios tickets desglosando lo mismo como dijimos en el primer punto
4. Aparecerá el total, la base imponible, que deberemos desglosar si hubiera diferentes tipos de IVA
5. Si hubiera diferentes tipos de IVA deben de ir por separado, debidamente señalados y con sus bases correspondientes.

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