Importancia del ciclo contable en la empresa

Podemos definir el ciclo contable de una empresa como el periodo de tiempo en el que se divide su actividad. Dicho de otro modo se trata de período en el que una empresa realiza de manera sistemática y cronológica el registro contable, reflejando así la imagen de la actividad empresarial.

Por lo general, el ciclo contable es de un año de duración. Aunque esto no quita para que algunas empresas decían dividir sus ciclos contables de manera mensual, trimestral o semestral.

Como ya hemos comentado, en este ciclo se realiza una serie de registros que no son más que entradas en el libro diario, comprobantes financieros y separación de estados financieros.

Es por ello que hay quien define el ciclo contable como el proceso de registro de todas aquellas transacciones comerciales y procesamiento de los datos contables para generar una información financiera útil. Aquí se incluirían: los estados financieros, cuenta resultados, balance general, estado de flujos de efectivo y cambios en el patrimonio.

Etapas del ciclo contable

Independientemente de la duración o del periodo que hayamos elegido, éste tendrá las siguientes fases del ciclo contable:

Análisis y registro de las transacciones mediante la entrada de diario. Esto es el análisis de cada una de las transacciones que se hayan realizado para proceder a su correcto registro en el diario.
Registro de estas acciones en cuentas mayores. También denominado pase en del diario al libro mayor. En este último registraremos los cargos y créditos de los asientos anotados en el diario.
Preparación de balance de comprobación ajustado o una hoja de trabajo. En esta fase, se va a determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y se va a comprobar la exactitud de los registros. La hoja de trabajo nos permitirá reubicar los efectos de los ajustes, previo a su registro las cuentas. Después transferiremos los saldos de las cuentas al balance general o estado de resultados y, por último, determinaremos la utilidad o la pérdida.
Realizar los ajustes en las correcciones necesarias, para después proceder a su registro en el diario y transferirlos al mayor. Las hojas de trabajo de proceso anterior nos van a servir de base para actualizar las cuentas con los asientos de ajuste. Una vez realizado este paso, el siguiente será pasar esta información al libro mayor. De este modo, los saldos estarán correctos y actualizados.
Balance de prueba ajustado. Se trata de un documento de carácter interno. Esto significa que no es un estado financiero. Su objetivo es comprobar que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es el mismo para cantidad total de los saldos de crédito.
Esta fase es importante dentro de la contabilidad en la empresa porque en un va a proporcionar un listado completo de los saldos de las cuentas que deben ser utilizadas después para preparar los estados financieros.
Elaboración de estados financieros. Es el momento de reagrupar toda esa información que nos ha proporcionado la hoja de trabajo y elaborar un balance general, un estado de resultados, un estado de flujo de efectivo y un estado de cambio en el patrimonio.
Cierre contable. De esta fase se contabiliza en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital. Después estos asientos se pasaban al libro mayor, así como se transferirá la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Esta etapa del ciclo contable la empresa también es importante porque los saldos finales en el balance general se convertirán en los saldos iniciales para el siguiente periodo.
Balance de comprobación posterior al cierre. Esta es la última fase del ciclo contable que es posterior al cierre del periodo o cierre de las cuentas nominales. Aquí se asegura que el mayor este correctamente anotado para el inicio del siguiente periodo contable.

Por supuesto, cabe recordar que a final de un período fiscal, el departamento contable debe preparar los estados financieros anuales para inversores y accionistas. Al haber aplicado correctamente cada una de las fases de estilo contable estamos asegurando que los datos que vamos a presentar en los estados financieros están correctamente realizados y revisados y con los posibles errores subsanados. Por tanto, una vez más destacamos la importancia del ciclo contable de la empresa.